Zo hielp Farshad BDR Thermea met end-to-end testing

Zo hielp Farshad BDR Thermea in verschillende landen met end-to-end testing van het nieuwe HRIT-systeem

Een succesvolle HRIT-implementatie vereist nauwkeurige voorbereiding, planning en uitvoering. Een cruciaal onderdeel van dit proces is end-to-end testing. Als je deze procedure zorgvuldig doorloopt, zorg je er namelijk voor dat het nieuwe systeem naadloos functioneert en voldoet aan de verwachtingen van de organisatie die het HCM-pakket in gebruik gaat nemen. Young professional Farshad Labib hielp BDR Thermea met dit proces namens SuccessDay. In deze blog vertelt hij er alles over.

Farshad Labib is in april 2023 begonnen aan het Workday-traineeship van SuccessDay. In deze blog vertelde hij daar al meer over. Hij is momenteel Project Management Officer (PMO) bij BDR Thermea. Bij de internationale producent en distributeur van verwarmings- en warmwatersystemen wordt wereldwijd Workday geïmplementeerd als HRIT-systeem. Het bedrijf richt zich op het leveren van duurzame en energiezuinige oplossingen voor verwarming en warm water voor zowel woningen als commerciële toepassingen, zoals boilers, warmtepompen, verwarmingssystemen op gas, olie en duurzame energiebronnen, en geïntegreerde systemen voor verwarming en warm water.

BDR Thermea is actief in verschillende landen en het hoofdkantoor staat in Apeldoorn. Het bedrijf is ontstaan na verschillende (reverse) take-overs. De oplossingen van BDR Thermea worden verkocht in meer dan 100 landen, er zijn 15 productielocaties en 12 R&D-centers. Het bedrijf telt zo’n 6800 werknemers. In deze klantcase lees je meer over de aanloop naar de implementatie van Workday bij BDR Thermea.

Testen is cruciaal

De soft launch van het HRIT-systeem staat gepland voor november 2023. Momenteel bevindt het implementatieproces zich in de testing-fase. “Deze fase is extreem belangrijk voor een soepele implementatie”, vertelt Farshad, die het bedrijf al in verschillende landen heeft bijgestaan met end-to-end testing. “Er zijn natuurlijk altijd issues die optreden bij de implementatie van zo’n omvangrijk systeem. Die issues spoor je op met end-to-end testing. Vervolgens maak je een request for change aan bij Workday of pas je de processen aan. Workday koppelt telkens aan ons terug of die wijzigingen kunnen worden doorgevoerd en zo niet, dan moet er een work around worden bedacht”, licht hij toe.

Het testen kost volgens Farshad vrijwel altijd meer tijd en inspanning dan organisaties van tevoren denken. Uiteraard kunnen organisaties dan hulp in schakelen van partijen zoals SuccessDay voor ondersteuning bij end-to-end testing. “Vaak hebben organisaties te weinig mensen in dienst met test-ervaring of hebben zij hier simpelweg geen tijd voor.” Toch benadrukt hij dat het ook belangrijk is om ook eigen medewerkers op te nemen in het testteam. “Zij moeten straks met het systeem gaan werken en kennen de organisatie en de manier van werken het beste. Bovendien is het een mooie gelegenheid om voor de livegang al ervaring op te doen met het systeem en alle stappen van een HR-proces te doorlopen.”

Wat is end-to-end testing precies?

End-to-end testing is een testmethode waarbij het volledige proces of de volledige workflow van een systeem wordt getest, van begin tot eind. Het doel is om te controleren of alle onderdelen goed in elkaar haken en samenwerken en of het beoogde resultaat wordt bereikt. In het geval van een HRIT-implementatie omvat end-to-end testing het simuleren van echte scenario’s, zoals bijvoorbeeld het doorlopen van een sollicitatietraject – van het opstellen van de vacature tot en met het ondertekenen van het contract. Maar ook zaken als het bijwerken van persoonlijke gegevens tot het genereren van loonstrookjes en het beheren van prestatiebeoordelingen.

De voordelen van end-to-end testing

Naast risicobeheersing, omdat het inzicht biedt in potentiële knelpunten en risico’s voordat het systeem live gaat, waardoor tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen, levert end-to-end testing nog een aantal belangrijke voordelen op. “HR-processen zijn onderling verbonden en vertrouwen op gegevensstromen tussen verschillende modules van het HRIT-systeem. Door end-to-end testing uit te voeren, kan worden geverifieerd of deze processen correct verlopen en of gegevens juist worden uitgewisseld tussen verschillende systeemonderdelen. Dit noemen we procesvalidatie”, licht Farshad toe.

Daarnaast helpt end-to-end testing bij het identificeren van mogelijke fouten in gegevensinvoer, -verwerking en -uitvoer, waardoor de data-integriteit wordt gewaarborgd. Tot slot zorgt end-to-end testing voor een betere gebruikservaring. “Het uiteindelijke succes van een HRIT-systeem hangt af van hoe goed het wordt gebruikt door eindgebruikers. Door end-to-end testing kunnen gebruikersscenario’s worden gesimuleerd, waardoor de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van het systeem kunnen worden beoordeeld”, licht Farshad toe.

End-to-end testing bij HRIT-implementaties bestaat in ieder geval uit de volgende stappen:

· Scenariodefinities

Identificeer en definieer de belangrijkste gebruikersscenario’s, zoals het aanmaken van een nieuwe medewerker, het indienen van verlofaanvragen en het uitvoeren van prestatiebeoordelingen.

· Werk met realistische testgegevens

Gebruik gegevens die zo veel mogelijk de werkelijkheid benaderen, zodat de testsituaties zo nauwkeurig mogelijk zijn.

· Werk in een testomgeving

Creëer een afzonderlijke testomgeving die losstaat van de productieomgeving. Dit minimaliseert het risico van onbedoelde gevolgen tijdens het testen.

· Test, test, test

Voer de bij stap 1 gedefinieerde scenario’s uit en controleer of alle processen zoals verwacht verlopen. Let op eventuele fouten, inconsistenties of hiaten.

· Foutopsporing en correcties

Identificeer en documenteer eventuele fouten die tijdens het testen zijn ontdekt. Werk nauw samen met het ontwikkelingsteam om deze fouten op te lossen en te verifiëren.

· Herhaling van de tests

Voer de tests opnieuw uit nadat correcties zijn aangebracht om te controleren of de problemen zijn verholpen en of er eventueel nieuwe fouten zijn geïntroduceerd.

Italië, Duitsland, Engeland en Nederland

BDR Thermea implementeert momenteel de modules HCM, Recruitment en Talent. Die modules gaan straks live in tien landen. Het eerste land waar end-to-end testing plaatsvond was Italië. Farshad is er samen met projectmanager Thijs Wind heengevlogen om het lokale testteam bij te staan en stap-voor-stap door het proces te leiden. “We hebben een week lang intensief getest. Er werd hierbij nauw samengewerkt met de ontwikkelaars van Workday, die de gehele tijd online paraat stonden, zodat we snel konden schakelen als er zaken moesten worden aangepast.”

Vervolgens zijn Farshad en Thijs ook naar vestigingen in Duitsland en Engeland afgereisd om te assisteren met end-to-end testing. Tussendoor was Nederland nog aan de beurt. “Ik heb heel veel geleerd van deze periode. Zowel over testen zelf, als het systeem als over HR-processen. Learning-on-the-job werkt echt heel goed voor mij. Het leukste vind ik dat je met zoveel verschillende mensen binnen de organisatie in aanraking komt. We hebben heel prettig met elkaar samengewerkt en er is enorm veel werk verzet. Daar mogen de testteams trots op zijn.”

Het testen van de integraties met het payroll-systeem tijdens end-to-end testen was misschien wel de grootste uitdaging om voor elk land goed te krijgen. “Dit is een essentieel onderdeel om te testen, omdat we er zeker van willen zijn dat de BDR-medewerkers accuraat worden betaald zodra het systeem live is”, licht Farshad toe.

What’s next?

Momenteel zitten ze in de afrondende fase van de testwerkzaamheden bij BDR Thermea. De lokale HR-teams hebben de data aangeleverd voor de zogeheten Gold Tenant, zodat Workday de gegevens kan uploaden. Binnenkort kan dan de kwaliteit van de data worden gecontroleerd. Ook zullen er de komende tijd diverse trainingssessies worden gehouden om de HR-professionals wegwijs te maken in het systeem. Farshad blijft voorlopig aan als PMO. “Het is leuk om het hele proces van dichtbij mee te maken, van begin tot eind. Ik heb het hier prima naar mijn zin en heb het idee dat ik nog lang niet uitgeleerd ben.”

Meer weten over de ondersteuning rondom end-to-end-testing of andere diensten die SuccessDay kan bieden bij HRIT-implementaties? Neem contact met ons op.