Douwe helpt Renewi met 'Smooth Landing' van het HRIT-systeem

SuccessDay > Blog > AMS > Zo hielp Douwe afvalrecycler Renewi aan een zachte landing (Smooth Landing) van het nieuwe global HRIT-systeem

Blog over Smooth Landing bij Renewi - SuccessDay

Zo hielp Douwe afvalrecycler Renewi aan een zachte landing (Smooth Landing) van het nieuwe global HRIT-systeem

Van 26 juni tot 14 augustus hielp een team specialisten van SuccessDay de medewerkers van Renewi aan een Smooth Landing, na de livegang van Workday als global HRIT-systeem. In deze blog vertelt Douwe Clarijs, die momenteel het Workday-traineeship volgt bij SuccessDay, over die periode. Hoe verliepen de eerste weken na de go-live? Hoe hebben hij en zijn collega’s de medewerkers van Renewi kunnen ontzorgen? En hoe hebben zij ervoor gezorgd dat de organisatie het vanaf nu verder zelf op kan pakken?

Na de implementatie van een global HCM-pakket achteroverleunen? Vergeet het maar! Zo’n softwarepakket heeft voortdurend onderhoud nodig en de interne supportorganisatie wordt vaak overspoeld met vragen, issues en tickets. Daarom biedt SuccessDay twee soorten after go-live support: Smooth Landing en Application Managed Services (AMS). Terwijl Smooth Landing zich richt op support meteen na de livegang en de eerste weken erna, is AMS bedoeld voor de periode erna, waarin er voortdurend aanpassingen gedaan moeten worden in het softwarepakket met nieuwe releases en technische incidenten moeten worden opgelost.

Young Professional Douwe Clarijs was samen met een aantal SuccessDay-collega’s betrokken bij de after go-live support na de implementatie van Workday bij afvalrecycler Renewi. De hulp van SuccessDay werd ingeroepen na de implementatie van het HRIT-systeem, omdat de organisatie door had dat het wel wat extra mankracht en expertise kon gebruiken bij het realiseren van een soepele landing en acceptatie van het systeem.

Vragen, issues en tickets

Voor het projectteam is de go-live van het nieuwe systeem vaak een feestje, maar door de gebruikers wordt dat niet altijd zo ervaren, vertelt Douwe. Het is vaak heel erg wennen, zoeken en uitproberen. “Al snel na de livegang wordt de interne supportorganisatie overladen met vragen en worden er tickets aangemaakt. Tijdens de go-live lost de implementatiepartner alleen technische problemen op en de interne ondersteunende organisatie is nog maar net opgezet en de tsunami aan hulpvragen van collega’s is vaak overweldigend. Ze worden vaak overspoeld met de melding ‘ik kan niet inloggen’ en hoe-moet-dit-ook-al-weer?-vragen.”

SuccessDay kan in die hectische periode de tussenlaag vormen tussen functioneel beheer en support. Douwe: “Zie ons als filter die zorgt voor een soepele overgang”, licht Douwe toe. Er wordt een war room gecreëerd, waarbij wij ook niet-technische issues oplossen. In overleg met de klant en de implementatiepartner wordt bepaald wie de technische tickets oppakt. Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde doel en werken we natuurlijk samen.”

Data catch-up

In de dagen voor de go-live is er altijd sprake van een data catch-up voor de zogenaamde freeze-periode. Dit is een specifieke periode waarin beperkingen of beperkte veranderingen worden opgelegd aan het oude systeem of aan de gegevens die worden gemigreerd naar een nieuw systeem. Tijdens zo’n data catch-up worden bestaande gegevens bijgewerkt, gesynchroniseerd en gemigreerd naar het nieuwe HRIT-systeem voordat het in gebruik wordt genomen.

Alle bestaande relevante HR-data moeten naadloos worden overgedragen naar Workday. Hierbij werd er intensief samengewerkt tussen het HR-team van Renewi, de implementatiepartner, SuccessDay en andere betrokken partijen. “Mijn collega Marco verleende ondersteuning vanuit het Belgische kantoor in Lommel en mijn collega’s Jocelyne en Lucia en ikzelf opereerden vanuit het kantoor van Renewi in Eindhoven. Het waren hele intensieve, maar leerzame dagen. Deze stap is cruciaal voor de voortzetting van de HR-processen zonder verstoringen”, vertelt Douwe.

Iedere SuccessDay-consultant had een eigen groepje met een aantal HR-professionals van Renewi en samen checkten zij tientallen rijen met data. Zijn collega Lucia schakelde bovendien regelmatig met Functioneel Beheer. “Nadat alles op orde was gebracht kon de livegang doorgaan zoals gepland.”

De go-live

Op woensdag 28 juni ging Workday live bij Renewi in Nederland, België en Engeland. De andere landen, waaronder Frankrijk en Portugal, volgen later. De go-live verliep soepel. Maar liefst 4500 medewerkers konden op die dag voor het eerst gebruik maken van het nieuwe HRIT-systeem en ongeveer de helft logde ook meteen in op dag één. Dat kon zowel op een computer als smartphone. “De reach was groot. Op wat kleine dingetjes na verliep dit eigenlijk probleemloos. Wel was het de eerste tijd heel druk met mailtjes en telefoontjes.”

Ook vanuit de recruitmentafdeling kwamen er veel vragen, want zij moesten veel data invoeren omdat er voor de livegang enige tijd een freeze was geweest. “Zij liepen meteen tegen wat zaken aan die anders gingen dan ze gewend waren, dus dan is het logisch dat er veel vragen komen.” Volgens Douwe scheelde het dat de afdeling HR-support van tevoren trainingen had gevolgd. “Ze waren al behoorlijk wegwijs in het systeem.”

De eerste week was het team van SuccessDay grotendeels fysiek aanwezig op kantoor, in de weken erna werd er ook regelmatig op afstand gewerkt, zowel vanuit het SuccessDay-kantoor als vanuit huis. Douwe is bewust af en toe extra naar het kantoor van Renewi gegaan. “Ik wist dat als ze je zien zitten, er vanzelf meer vragen los komen. Mensen schieten je dan toch wat sneller aan dan wanneer je op afstand zit.” Het directe contact met gebruikers vond hij een van de leukste aspecten van deze klus. “Normaal heb je als consultant niet zo veel contact met de eindgebruiker en schakel je vooral met de projectgroep. Nu zie je met eigen ogen hoe er gereageerd wordt om het nieuwe systeem en waar mensen tegenaanlopen. Ik vond dat heel waardevol, Ik weet zeker dat ik er een betere consultant door ben geworden.”

Prettige samenwerking

Douwe kijkt terug op een leerzame periode waarin er prettig werd samengewerkt, zowel met zijn collega’s bij Renewi als met zijn SuccessDay-collega’s. “De lijntjes waren kort, de sfeer was goed en er was begrip voor het feit dat ik niet meteen alle vragen kon beantwoorden en soms dingen moest opzoeken. Omdat er veel modules tegelijkertijd zijn geïmplementeerd heb ik het systeem ook goed leren kennen. Ik heb heel veel nieuwe kennis opgedaan en voel mij inmiddels een stuk zelfverzekerder over mijn Workday-kennis.”

De SuccessDay-consultants zorgden in de afgelopen zes weken ook voor kennisoverdracht richting het interne supportteam. “Ze beschikken inmiddels over de juiste kennis en informatie, zodat ze nu het stokje van ons kunnen overnemen. Als er toch behoefte blijft aan ondersteuning kunnen wij die uiteraard bieden via onze AMS-dienst”, vertelt Douwe. Nadat de Smooth Landing was afgerond heeft Douwe nog een aantal keer contact gehad met Functioneel Beheer bij Renewi. “Ik hielp ze als ze vastliepen. We krijgen van klanten vaak te horen dat SuccessDay zo benaderbaar is. En dat klopt. De klant- en medewerkerstevredenheid staat bij ons altijd voorop.”

De komende tijd gaat Douwe zich vooral bezighouden met datasupport bij een andere klant van SuccessDay. “Ik wil uiteindelijk graag meer de analytische kant op. Ik ben hier nog lang niet uitgeleerd.”