Bij een reorganisatie of strategische heroriëntatie kan het wel eens gebeuren dat bedrijven of onderdelen worden afgestoten. Maar hoe regel je dat met je geïntegreerde HRIT-systeem? In deze whitepaper gaat Roel van Wanrooij, senior consultant bij SuccessDay, dieper in op dit thema en staat hij stil bij de Clone & Purge-methode voor Workday-tenants. Hij laat zien hoe dit is toegepast bij Sharp en geeft je een stappenplan, zodat je weet wat hier allemaal bij komt kijken.
Illustratie: Studio van Laar | Tekst: Ester Schop
Wat gebeurt er met je HRIT-systeem bij afstoting?
Bij afstoting heb je te maken met een parent (de moederorganisatie) en een child (het onderdeel dat wordt afgestoten en zelfstandig verdergaat of wordt overgenomen door een andere organisatie). Als er sprake is van één geïntegreerd HRM-pakket moet de tenant opgesplitst worden. En dat klinkt eenvoudiger dan het is. Want je wilt als afgesplitste organisatie natuurlijk wel beschikken over alle relevante historische data in je HRIT-systeem en alleen data over je eigen medewerkers, oud-medewerkers en kandidaten kunnen inzien – en niet die van de organisatie waarvan je bent afgesplitst. Sterker nog, dit moet juridisch kloppen. Zo moet je voldoen aan de Europese privacywetgeving GDPR en moet je in Nederland AVG-compliant zijn.
Medio 2022 vroeg Sharp, een toonaangevende leverancier van klinische en commerciële verpakkingsdiensten, aan SuccessDay om hun Workday-tenant opnieuw op te bouwen en te vernieuwen na afstoting van hun moederbedrijf. Als zelfstandig bedrijf heeft Sharp 1700 mensen in dienst in hun productiefaciliteiten in de VS, Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk en in Ierland. “We zijn verkocht aan CD&R, maar HRIS-technisch zijn we zelfstandig verder gegaan”, licht Paul de Lange, Head of Global HR Technology and HR Manager Europe, toe.
Roel van Wanrooij en zijn team werkten de afgelopen maanden intensief samen met zowel de moederorganisatie als het afgesplitste onderdeel aan een eigen nieuwe tenant voor de child-organisatie. Roel was Data Lead, maar er was ook een Functional Lead, een consultant die zich bezig hield met integraties en een consultant die zich richtte op de benefits.
Bepaal je strategie
Ongeacht of je aan de parent- of aan de child-kant zit, is er werk aan de winkel als je deel uitmaakt van een organisatie die een deel gaat afstoten. Voordat er daadwerkelijke stappen genomen worden, is het belangrijk om na te denken over de strategie. In het geval van deze organisatie was er een Workday-naar-Workday-situatie. Dit houdt in dat beide bedrijven bij Workday blijven, maar dat de child overgaat naar een eigen tenant. Er zou ook sprake kunnen zijn van een situatie waarin de child-organisatie overgaat naar een ander systeem. Ook dan heb je als parent verplichtingen om na te komen.
De parent is te allen tijde verantwoordelijk voor de data die in hun tenant blijven zitten. Feitelijk is er maar één geschikte optie voor deze organisatie om deze data te verwijderen, en dat is gebruik maken van de purge-functionaliteiten in Workday. Verderop in het document gaan we in op de stappen die genomen moeten worden voor het purgen van data.
Opties voor de afgestoten organisatie
De child-organisatie heeft meerdere opties voor de toekomst van het HRIT-systeem. Mocht de organisatie bij Workday willen blijven, dan hebben ze de keuze om gebruik te maken van een Clone & Purge-aanpak, maar de organisatie kan ook beginnen met een schone tenant. Mochten ze afstappen van Workday, dan is de aanpak vergelijkbaar met die van een schone Workday-tenant. Welke keuze er ook gemaakt wordt, iedere optie heeft volgens Roel zo zijn voor- en nadelen.
Als wordt gekozen voor een schone Workday-tenant, of als wordt overgestapt naar een ander systeem, dan zal er aardig wat werk zitten in het naar boven halen van alle data en de configuratie die de organisatie mee wil nemen. Bij de overstap naar een ander systeem is ook nog een vertaalslag nodig voor zowel de data als configuratie, zodat deze in lijn is met de werking van het nieuwe HRIT-systeem. Workday Reporting speelt hierin een grote rol, zeker als de organisatie historische data mee wil nemen naar de nieuwe tenant.
Voor- en nadelen van schone tenant
Het belangrijkste voordeel van een schone tenant is – de naam zegt het al – dat íe schoon is. Je hebt geen configuratie of data van de parent-organisatie en kan met een schone lei beginnen. Dit kan zeker belangrijk zijn voor de parent-organisatie, omdat anders akkoord moet worden gegaan met bepaalde beperkingen met betrekking tot de Clone & Purge-methodiek. Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties de tenant meteen kunnen inrichten op basis van best practices en tegelijkertijd een eigen richting kunnen kiezen.
De belangrijkste nadelen van deze aanpak? Het overbrengen van historische data is bijzonder tijdrovend en de kosten liggen in sommige gevallen hoger dan bij de Clone & Purge-aanpak. Dit is deels afhankelijk van de mate waarin de configuratie uit de parent-organisatie wordt overgenomen. Dit kan met specialistische migratie-oplossingen of door middel van EIB’s (Enterprise Interface Builder, een methode gebruikt om data in te laden). Een aangepaste Fase 1 is hiervoor een mogelijke invulling.
Wat is Clone & Purge?
In het geval van Sharp zaten moeder en kind samen in één Workday-tenant. Om die te scheiden is er gekozen voor een Clone & Purge-aanpak. Maar wat houdt dit precies in? “Workday kan de tenant van de moederorganisatie kopiëren, oftewel klonen, om feitelijk twee identieke tenants te creëren. Het is de bedoeling dat in de ene tenant alleen medewerkers overblijven van de moederorganisatie en in de andere tenant alleen medewerkers van het afgestoten onderdeel. Wij zijn aangenomen om zorg te dragen voor de child-tenant en moesten dus zorgen dat alleen relevante zaken voor de afgestoten organisatie overblijven. Dat doe je door te purgen. Deleten in Workday is namelijk geen optie voor het merendeel van de data. Het is een transactioneel systeem. Dat betekent dat data gekoppeld is door middel van een transactie en dat de data elkaar over en weer beïnvloeden. Als je dan iets wilt deleten ben je heel veel tijd kwijt om alles goed uit te zoeken.”
Een monsterklus, waar je je koppie goed bij moet houden
Het alternatief is dus purgen (zuiveren). Bij deze methode worden alle persoonlijke gegevens met betrekking tot medewerkers verwijderd. Roel: “De medewerkers zelf blijven wel in het systeem staan, maar die zijn ontdaan van bijvoorbeeld geboortedata, namen of ID’s, contactgegevens, et cetera. Dat soort zaken worden allemaal geanonimiseerd.” In dit geval zijn dus 15.000 medewerkers, tienduizenden oud-medewerkers en honderdduizenden kandidaten gepurged. “Een monsterklus, waar je je koppie goed bij moet houden”, vertelt Roel. Eerst moet de logica goed op orde zijn, want je wilt natuurlijk niet de verkeerde mensen purgen. Als je die data weer terug wilt krijgen ben je namelijk heel veel tijd en energie kwijt. Tijd en energie die je liever aan andere zaken wilt besteden. “Heel veel van dit werk is rapporten schrijven. Ik denk dat we in totaal wel 60 tot 70 rapporten hebben gemaakt om de juiste data boven water te krijgen.”
Stappenplan
Omdat dit soort projecten niet vaak voorkomen, is er weinig ervaring binnen het ecosysteem. SuccessDay kan organisaties hierbij ontzorgen. Het heeft hiertoe een stappenplan opgesteld:
Stap 1: Analyseer je organisatieoverzicht
Ga na of er wijzigingen/toevoegingen zijn. Welke locaties, bedrijven en bedrijfsonderdelen horen na de afsplitsing bij welke organisatie?
Stap 2: Analyseer je overzicht van medewerkers en oud-medewerkers
Wie werkt(e) voor welke organisatie en hoe zit dat na de afstoting? Het gebruik van de bevindingen uit stap 1 helpen hierbij.
Stap 3: Analyseer je kandidatenoverzicht en overweeg additionele purge
Wie hebben er ooit gesolliciteerd voor welke organisatie en welke data wil/mag je bewaren?
Stap 4: Analyseer je businessprocessen
Breng je businessprocessen in kaart en maak een hygiëneslag. Tijdig en frequent onderhoud van de tenant is zeer raadzaam; slecht opgezette businessprocessen kunnen leiden tot vertraging. Dat geldt zeker voor openstaande processen bij medewerkers die al lang uit dienst zijn.
Stap 5: Annuleer lopende bedrijfsprocessen met werknemers van de moederorganisatie die niet meer voor je organisatie werken
Stap 6: Purge ‘ontslagen’ medewerkers
Verwijder data over medewerkers van de moederorganisatie die dus niet meer voor jouw organisatie werken. Het is vaak praktisch om deze groep apart te purgen van de actieve medewerkers, om zo het overzicht te behouden.
Stap 7: Annuleer lopende bedrijfsprocessen die verband houden met werknemers van de moederorganisatie
Voordat je mensen gaat purgen wil je zorgen dat er zo min mogelijk openstaande businessprocessen zijn. Vaak staan er nog bepaalde processen open bij medewerkers (bijvoorbeeld als zij een aspect uit de onboarding niet hebben doorlopen). Nu is het tijd om die te annuleren. Als je dit achteraf moet doen is dat onbegonnen werk met geanonimiseerde data.
Stap 8: Ontsla de actieve medewerkers
Vergeet hierbij niet dat er ook medewerkers zijn die op non-actief staan door bepaalde verloftypes.
Stap 9: Purge de ‘actieve medewerkers’ van de parent
De child-organisatie heeft geen behoefte aan actieve medewerkers (purged of niet) die onderdeel zijn van de parent-organisatie. Het doel is om alles van te verwijderen en enkel de medewerkers van de child-organisatie over te laten.
Stap 10a: Ga na of er werknemers zijn met een einddatum die na de door ons beoogde datum valt en herroep de processen voor deze groep
Stap 10b: Ga na of er medewerkers zijn van de moederorganisatie wiens aanstellingsdatum in de toekomst ligt en herroep de processen voor deze groep
P.S. Vergeet niet dat alle integraties aangepast en getest moeten worden en dat hier stiekem veel tijd in gaat zitten.
Doe altijd een generale repetitie
Roels advies is om altijd een generale repetitie te houden waarin je alle bovengenoemde stappen doorloopt. “Tijdens de generale repetitie kom je variabelen tegen die je in eerste instantie niet hebt opgemerkt. Kijk wat wel en niet goed is gegaan en waar het plan nog bijgesteld moet worden? Pas daarna ga je het ‘voor het echie’ doen. Kwijt is namelijk kwijt, je kunt het niet eenvoudig terugdraaien.” Roel benadrukt dat ondersteuning vanuit de kennis en ervaring door de moederorganisatie essentieel is. “Zij hebben de inzichten en weten hoe de tenant in elkaar zit. Een goede relatie en samenwerking is een must voor een soepel verloop.”
Sharp is inmiddels live met een eigen Workday-tenant. Het belangrijkste voordeel ten opzichte van een spiksplinternieuwe tenant is volgens Roel dat alle historische data is meegekomen. “En feitelijk is er voor het gevoel van de gebruikers heel weinig veranderd: de look & feel is grotendeels hetzelfde gebleven. Op dit moment is het grootste deel van de configuratie nog gerelateerd aan het moederbedrijf, maar dat gaan we in het komende jaar verder opschonen.” Daarvoor gebruikt Sharp de Tenant Optimizer van SuccessDay. In deze blog lees je hoe je het maximale uit je HRIT-systeem haalt met behulp van Tenant Optimization. Daarnaast maakt Sharp gebruik van de Smooth Landing– en Workday AMS-diensten van SuccessDay.
Overigens kan SuccessDay organisaties die na een opsplitsing over willen naar een ander HCM-pakket ook ontzorgen, van een software- en vendorselectie, tot een Phase 0, van ondersteuning tijdens de implementatie tot after go-live support. SuccessDay is platformagnostisch en geeft dus onafhankelijk advies en praktische ondersteuning voor, tijdens en na de overgang naar een nieuw HRIT/HCM-systeem.
Meer weten? Neem contact met ons op
