Waar moet je op letten bij de Workday 2023 Release 1?  

SuccessDay > Blog > HR Technology > Waar moet je op letten bij de Workday 2023 Release 1?

Waar moet je op letten bij de Workday 2023 Release 1?

Twee keer per jaar, in maart en september, brengt Workday belangrijke upgrades uit, die de functionaliteit van het HRIT-systeem vergroten en de gebruikerservaring verbeteren. In deze blog vertellen Tom Wijers en Peter Veldman, die deze release vanuit SuccessDay begeleiden, wat de belangrijkste wijzigingen zijn en welke stappen je kunt nemen om je beter voor te bereiden op Workday 2023 Release 1 (2023R1).

In het weekend van 11-12 maart komt de voorjaarsrelease van Workday voor 2023 beschikbaar. De meeste software-updates zijn gericht op back-end verbeteringen die eindgebruikers niet zullen merken, maar er zijn ook zeker updates zijn die gebruikers wel opmerken. Om optimaal te profiteren van de Workday release is een methodische aanpak essentieel. Dit houdt in dat organisaties ervoor zorgen dat de relevante mensen in de organisatie op de hoogte zijn van de verwachte veranderingen.

Van tevoren kan er al uitgebreid worden getest in de testomgeving. Deze Preview-tenant is een kopie van de Productie-tenant met functionaliteiten die beschikbaar komen in de volgende release. Ongeveer de helft van de klanten van SuccessDay maakt gebruik van de testomgeving om alvast te wennen aan de komende Workday release. “De ene organisatie staat al te trappelen en stelt hier resources voor beschikbaar, terwijl er ook organisaties zijn die dit aan zich voorbij laten gaan. Wij adviseren onze klanten altijd om wel te testen, zodat zij niet voor verrassingen komen te staan en direct optimaal gebruik kunnen maken van de nieuwe functionaliteiten”, vertelt Peter.

What’s New Report

De experts van SuccessDay stellen iedere release een What’s New Report samen voor klanten die hier behoefte aan hebben. “Het begon ooit met een Excel-bestandje, tegenwoordig is het een white paper die we bespreken met de klant”, vertelt Tom. In het report geven de specialisten van SuccessDay per module aan wat de belangrijkste nieuwe features en functionaliteiten zijn, wat de impact hiervan is en hoeveel werk het is om dit goed te implementeren.

Tom en Peter lichten in deze blog graag een aantal belangrijke nieuwe features en functionaliteiten van Workday 2023Release1 toe:

Business Object Transporter Update (OX 2.0)
Business Object Transporter OX1 is niet meer beschikbaar na de nieuwe release van Workday. De nieuwe versie (OX 2.0) is al beschikbaar vanaf de 2022R1, maar zal nu dus verplicht gebruikt moeten worden om objecten van de ene tenant naar de andere te migreren. In tegenstelling tot OX1.0 zal OX 2.0 alleen te gebruiken zijn vanuit de Customer Central (de toolbox van Workday voor het migreren van data en de configuratie tussen tenants).
Een verzoek indienen namens een medewerker
Workday breidt de verzoekfunctionaliteit uit en maakt het voortaan mogelijk om verzoeken te initiëren namens zowel werknemers- als niet-werknemersrollen. Deze functie voegt flexibiliteit toe voor verzoeken van bijvoorbeeld studenten, externe gebruikers en gebruikers met meerdere rollen. Hierdoor wordt de noodzaak om applicaties van derden te gebruiken verminderd.
Lokale redenen voor uitdiensttreding instellen per land (verplicht of vrijblijvend)
Gebruikers kunnen straks aanpassen welke landen toegestaan of vereist zijn om de lokale beëindigingsredenen bij te houden bij het invullen van de uitdiensttreding. Hiermee zijn organisaties meer in lijn (compliant) met lokale wetgeving dan wanneer zij de global beëindigingsredenen gebruiken.
Aanpasbare adressen per land
Met Workday kunnen organisaties adrescomponenten per land configureren, waardoor zij meer controle hebben over adresgegevens. Tom: “Zo kunnen organisaties voortaan alleen adresgegevens verzamelen die relevant zijn voor hun lokale wetgeving, wat de kans op integratiefouten verkleint en de gebruikerservaring verbetert.”
Meerdere referentiebronnen invullen op de ‘werken bij’-site (career site)
Met de nieuwe release kunnen gebruikers meerdere bronnen selecteren in het veld referentiebron op de taken ‘Vacaturesite maken’ en ‘Vacaturesite bewerken’. Hierdoor kunnen kandidaten straks kiezen uit meerdere verwijzingsbronnen als zij solliciteren op een functie.
Niet meer verplicht om een ‘instructor’ (docent), ‘assesor’ (beoordelaar) of ‘location’(locatie) in te vullen bij het aanmaken van een training
Deze wijziging maakt het voor organisaties makkelijker om een training of cursus aan te maken, wat het proces kan versnellen.
Goals/doelen van medewerkers integreren met een derde partij
Door deze update kunnen doelen worden weergegeven in bijvoorbeeld Microsoft Teams en Slack, wat de betrokkenheid van medewerkers en de weergave verbetert.

Advies en ondersteuning

En dit is nog maar een tipje van de sluier. Kortom: er komt binnenkort veel op organisaties af die met Workday werken. SuccessDay kan organisaties hierbij ondersteunen. Dat kan in de vorm van advies, maar het bedrijf uit Eindhoven kan bijvoorbeeld ook testrollen voor klanten op zich nemen. Tom: “Bij voorkeur doet de klant dit zelf, want de eigen medewerkers kennen het HRIT-systeem het beste, maar voldoende resources hiervoor zijn een uitdaging, zeker in deze krappe arbeidsmarkt. Wij kunnen klanten ontzorgen. Sparren met een expert van SuccessDay behoort uiteraard ook altijd tot de mogelijkheden. Wij werken bij de regressietesten met testscenario’s en scripts. Houdt rekening met 3 tot 4 uur testen per module, afhankelijk van de configuratie.”

Volgens Tom vinden klanten het fijn om de nieuwe features en functionaliteiten van Workday vooraf op een rijtje te hebben, samengevat en op volgorde van belangrijkheid. “Wij kunnen aanbevelingen doen en samen met de klant een roadmap opstellen.” Zo helpt Peter momenteel een grote bank hierbij. Dagelijks heeft hij een online meeting van twee uur met de mensen die aan het testen zijn. “Ik help ze op weg en adviseer ze. Daarnaast werk ik een nieuw iemand in, zodat hij de volgende release zelfstandiger kan opereren. Het is voor hem een goede manier om in korte tijd meer Workday-kennis op te doen en voor mij is het leuk om hem te zien groeien.”

Teamwork

Deze manier van werken past goed bij het uitgangspunt van SuccessDay: persoonlijk, geen uurtje-factuurtje en gericht op samenwerking en partnerschap. “We pakken het als team op, samen met de klant”, vertelt Peter.