Verbeter je employee experience: digitaal documenten ondertekenen en beheren
Met de komst van een nieuw HRIT-systeem denkt vrijwel iedereen: mooi, vanaf nu gebeurt alles automatisch. Tot voor kort kwam je dan van een koude kermis thuis. Voordat het fundament goed is neergezet, gebeurt er namelijk nog heel veel handmatig. Een grote hobbel in de weg? De verwachtingen rondom sjablonen voor documentgeneratie en de beperkingen van de functionaliteit. Maar met de nieuwste generatie HCM-systemen is een ander tijdperk aangebroken. In deze blog vertellen AMS-agent Balázs Székely en Senior Business Consultant Tom Wijers waarom Workday Docs je versteld zal doen staan.
Tot voorheen moesten de twee HRIT-specialisten van SuccessDay de verwachtingen van klanten nogal eens temperen als het ging om het automatisch genereren van documenten. “Er wordt vaak gedacht dat de sky the limit is. Klanten komen naar ontwerpsessies met een heel eisenlijstje: of het in de eigen huisstijl kan, of er tabellen kunnen worden opgenomen, tekst in meerder kolommen in meerdere talen, noem maar op. Vroeger had ik dan nee moeten verkopen, maar tegenwoordig ben ik verheugd om te kunnen zeggen dat het allemaal mogelijk is”, vertelt Tom. En dat allemaal dankzij een nieuwe feature in HRIT-land. Bij Workday heeft deze feature Workday Docs, maar SuccessDay is ook van plan deze feature van andere HCM-systemen, zoals die van Oracle en Ceridian te ondersteunen.
Wat is Workday Docs?
Sinds eind vorig jaar bestaat deze feature in Workday met templates voor aanbiedingsbrieven en arbeidsovereenkomsten. De interface voor het maken en beheren van documenten komt sterk overeen met die van Microsoft Word of Google Docs. Dit maakt het veel gebruikersvriendelijker en makkelijker te onderhouden. Een hele verbetering ten opzichte van hoe het was. Voorheen zagen de digitale documenten er namelijk allesbehalve fancy uit en waren de tekstblokken behoorlijk recht-toe-recht aan gebruiksonvriendelijk van opzet. Nu is er the best of both worlds ontstaan: digitale documenten die altijd up-to-date zijn, met de oude vertrouwde look & feel van documenten op briefpapier van vroeger. Dit draagt al in een zo vroeg mogelijk stadium bij tot een betere employee experience, wat nuttig is in de huidige krappe arbeidsmarkt.
SuccessDay heeft diverse experts in dienst die de documenten voor klanten kan configureren. “Met de editor kunnen wij gegevensvelden, tabellen, afbeeldingen en andere content invoegen voor onze klanten of voorwaarderegels beheren. Daarnaast kunnen wij ingebouwde kop- en voetteksten maken en bewerken en logo’s en lettertypes toevoegen. Zo krijgen de documenten de vertrouwde look & feel die medewerkers gewend zijn van hun organisatie en kunnen we nieuwe kandidaten aangenaam verrassen”, legt Balázs uit.
Klanten blij maken
De AMS-agent is gestationeerd in Boedapest en heeft al voor verschillende Nederlandse klanten templates ontwikkeld. Op dit moment is hij bezig met documenten voor een groot biotechnologiebedrijf met het hoofdkantoor in Nederland. De documenten voor de Verenigde Staten zijn onlangs opgeleverd en die van Denemarken waren half juli praktisch af. Verder is hij samen met Tom al aardig op stoom om de documenten voor Nederland onder handen te nemen. “Ieder land heeft weer andere wet- en regelgeving, dus het is zeker geen knip- en plakwerk en steeds weer een nieuwe uitdaging”, vertelt Balázs.
Diverse klanten van SuccessDay hebben al aangegeven oren te hebben naar de templates in hun eigen huisstijl. Tom: “SuccessDay ondersteunt inmiddels meerdere klanten op dit vlak. Uiteindelijk verdwijnt er voor hun veel handmatig werk, ook omdat het aannameproces geheel in het systeem plaatsvindt, in plaats van deels handmatig via e-mail en deels in Workday. Naast verbetering van de employee experience is een ander belangrijk voordeel dat het GDPR-compliant is. Klanten zullen er dus blij van worden. En er is niets leukers dan klanten blij maken.”
Straks ook andere use cases
Nou hoor ik je vragen: hoe zit het met de ondertekening? Workday Docs ondersteunt zowel DocuSign als Adobe e-sign. Documenten die via een van deze tools worden ondertekend worden automatisch gekoppeld aan het profiel van de werknemer binnen het systeem, dus er is geen noodzaak om het document nog buiten Workday op te slaan. Bovendien kan je de volgende stappen zetten voor het reviewen van documenten:
- E-handtekening
- Bevestiging (simpelweg een vinkje voor het accepteren van het document)
- Geen van bovenstaande opties (als je alleen het document wil verzenden)
Die laatste optie kan nuttig zijn voor bedrijven/landen waar de wetgeving geen digitale handtekening toestaat, maar een natte inkt handtekening vereist.
En hoe zit het met andere documenten? Op dit moment is deze feature alleen nog beschikbaar voor recruitmentdocumenten (aanbiedingsbrieven en arbeidsovereenkomsten), maar ook in HCM-processen die kunnen uitmonden in een contractuele wijziging voor de werknemer. Denk hierbij aan het veranderen van baan, het toevoegen van een extra baan, het werknemerscontract en beëindiging van een contract. Daarnaast gaat het om referentiebrieven, een brief over de proeftijd en een bericht ter voorkoming van loondiefstal. Verder breidt Workday de functionaliteit verder uit naar alle processen die DocGen al mogelijk maakte.
Voor wie is deze feature handig? Voor Workday-klanten die nog geen gebruik hebben gemaakt van documentgeneratie voor aanbiedingsbrieven en arbeidsovereenkomsten. Dit is namelijk het moment om te overwegen de sprong te wagen en Workday te gebruiken voor documentgeneratie. Zo bespaar je ook nog eens op papier en spaar je bomen. Maar ook als je als Workday-klant al een aantal documenten hebt geconfigureerd, maar gefrustreerd bent door de beperkingen, is dit het moment om over te stappen op Workday Docs. Wij gaan graag aan de slag met het bouwen van nieuwe sjablonen voor jouw organisatie.
Meer weten over digitaal documenten ondertekenen en beheren?
Bel of mail ons
Tom Wijers
Senior Business Consultant
Balázs Székely
AMS-agent
