Tenant Optimizer: Zo haal je het maximale uit je HRIT-systeem
Met de aanschaf van een HRIT- of HCM-systeem zijn hoge kosten gemoeid. Vaak wordt er aan de vooravond van de implementatie gedacht dat door de komst van het systeem alle problemen straks als sneeuw voor de zon verdwijnen. Vaak blijkt echter achteraf dat de systeemswitch toch niet heeft opgeleverd wat organisaties ervan verwacht hadden. En dat is zonde. SuccessDay brengt met de Tenant Optimizer verbeterpunten in kaart en biedt ondersteuning bij het oplossen van knelpunten. Zodat jij altijd het maximale uit je HRIT-systeem haalt.
Een tenant is niets meer en niets minder dan de softwareomgeving die gebruikt wordt door een organisatie. In het geval van een HR-informatiesysteem (HRIS) gaat het bijvoorbeeld om Workday, SuccessFactors van SAP, Ceridian Dayforce of Oracle HCM. Na de pakketselectie, vindt er een voorbereidende fase plaats, waarin er een technisch implementatiepartner wordt gezocht, alle data en processen worden gestandaardiseerd en de organisatie wordt klaargestoomd voor de implementatie van het nieuwe pakket. De implementatie zelf neemt vaak ook behoorlijk wat tijd in beslag en verloopt vaak gefaseerd. En dan ben je er nog niet, want er is vaak ook behoefte aan (technische) ondersteuning en nazorg na de implementatie.
Een tijdrovend en kostbaar traject, waarbij het niet meer dan logisch is dat organisaties alles uit het nieuwe HRIT-systeem willen halen wat er inzit. Toch gebeurt dit lang niet altijd, weet Mathias Pauwels, Managing Consultant bij SuccessDay. “Het is vaak een hele uitdaging om de jaren na een implementatie helemaal up-to-date te blijven, alle nieuwe updates en releases uit te voeren, de geplande roadmap met functionaliteit uit te voeren en je te verdiepen in de nieuwe features. Vooral omdat dit naast de hectiek van alledag moet en IT-systemen vaak ver afstaan van HR-professionals en de meeste eindgebruikers van het systeem – schiet dit er nogal eens bij in”, vertelt Mathias.
Altijd ruimte voor verbetering
Hierdoor is de gebruikerservaring vaak niet optimaal bij HCM-pakketten. De verwachtingen zijn van tevoren hoog gespannen, maar in de praktijk worden die verwachtingen lang niet altijd waar gemaakt. Dit komt ook doordat er tijdens de implementatie vaak tijdsdruk is, waardoor keuzes niet goed doordacht worden, of men denkt: ‘dit lossen we later wel op’. Vaak worden dit soort dingen vergeten of is er gewoonweg geen tijd. Dit betekent niet per definitie dat de keuze voor een bepaald pakket verkeerd is geweest en dat bij een ander pakket niet weer tegen dezelfde problemen wordt aangelopen. Sommige knelpunten zijn relatief eenvoudig uit de weg te ruimen, anderen vergen een wat langere adem, maar volgens Mathias valt er vrijwel altijd meer uit een HRIT-/HCM-systeem te halen. “Zelfs als er niets is aan te merken op de configuratie is er altijd ruimte voor verbetering.”
Bij organisaties mist vaak specifieke kennis op dit vlak of het eigen personeel heeft er zelf geen tijd voor. SuccessDay ontzorgt ze bij het optimaliseren van hun HRIT- of HCM-omgeving. Met Tenant Optimizer nemen we de huidige configuratie onder de loep en checken of die aansluit bij jouw business en bij de behoefte van jouw medewerkers. Verder kijken we hoe het systeem nu gebruikt wordt en waar er verbeteringen liggen. Hierbij kijken we onder meer of de security set-ups worden gebruikt zoals zou moeten en of er gebruik wordt gemaakt van de data protection tools van het systeem. Zo checken we of je wel alles uit de softwaretool haalt. Mathias: “Daarnaast is input van eindgebruikers nodig. Zij kunnen vaak haarfijn ‘the good, the bad en de ugly’ uitleggen van het systeem of processen. Onderdeel van onze methodiek is daarom het interviewen van zowel eindgebruikers als specialisten, zoals beheerders. We brengen in kaart hoe de business van de klant wordt vertegenwoordigd in het systeem. Eigenlijk stellen we grofweg twee vragen: 1) Is dit in lijn met wat jullie willen en zo nee, kan dit überhaupt? en 2) Zijn jullie bij met de laatste releases en features?” Tot slot wordt er een enquête gehouden onder alle medewerkers.
Management Summary, roadmap en heatmap
Dit resulteert in een heldere Management Summary, waarbij we inzoomen op de user experience, de procesanalyse, de configuratieanalyse en de customer feedback (zowel kwalitatief als kwantitatief). Daarnaast ontwikkelt SuccessDay een roadmap met verbeterpunten, waarbij in nauwe samenspraak met de klant prioriteiten worden aangeven. Tot slot wordt er een heatmap opgeleverd, waarbij er zowel oog is voor wat wel en niet goed gaat, zodat de klant in één oogopslag ziet hoe de organisatie ervoor staat.
Ondersteuning bij probleemoplossing
Mathias: “Vervolgens kunnen wij ondersteuning bieden bij het oplossen van de geconstateerde problemen. Bijvoorbeeld bij het reviewen van de configuratie, waarbij we de configuratie kunnen aanpassen, testen en samen live zetten.” Verder helpt SuccessDay bij het opstellen van job catalogues en een governance-model, waarbij ownership en beslissingsbevoegdheden worden belegd, maar je kunt bijvoorbeeld ook denken aan het trainen van mensen bij het gebruik van het systeem of het begeleiden van verandermanagementtrajecten. Tot slot kunnen er extra tools worden geïmplementeerd die helpen bij de user adoption van het systeem en kunnen we ook reference guides voor klanten verzorgen.
Het leukste aan zijn werk vindt Mathias de combinatie van techniek en de business verder helpen. “Een HRIT-systeem moet een verlengstuk zijn van je HR-organisatie. Het is een middel en geen doel op zich. En na zo’n forse investering in een nieuw HRIS wil je natuurlijk wel het onderste uit de kan. Daar helpen wij je graag bij.”
Meer weten over Tenant Optimization?
Neem vrijblijvend contact met ons op!
Mathias Pauwels
Managing Consultant
