Job Catalogue: de stille kracht achter een efficiënt HR-beleid

Job Catalogue: de stille kracht achter een daadkrachtig en efficiënt HR-beleid

Bij de overgang naar een (nieuw) HRIT-systeem kunnen internationaal opererende bedrijven eigenlijk niet om een job catalogue heen. Wat is dit precies, waarom is standaardisatie een must en wat leveren job catalogues organisaties op? Hassan Shakeri, Business Consultant bij SuccessDay, vertelt je er alles over in deze blog.

Het implementeren van een HRIT-systeem is vaak een grote stap voor een bedrijf, vooral als het gaat om het vervangen van verschillende (oudere) systemen of als een nieuw systeem vanaf scratch wordt ingesteld. Er zijn veel verschillende aspecten om rekening mee te houden tijdens de implementatie van een HRIT-systeem (Lees ook onze andere blogs). Als je ervoor wilt zorgen dat alles soepel verloopt en dat het systeem naadloos aansluit op de behoeften van je bedrijf, is het opstellen van een job catalogue zeker het overwegen waard, benadrukt Hassan, die dit namens SuccessDay al voor diverse internationaal opererende bedrijven heeft verzorgd.

Maar wat is een job catalogue precies? Feitelijk is dit een lijst van alle functies en taken binnen een bedrijf, met daarbij informatie over de verantwoordelijkheden, vereisten, bevoegdheden en salarisschaal van elke functie. Hassan: “Het is een essentieel hulpmiddel voor HR-afdelingen om te kunnen bepalen welke expertise je al in huis hebt en welk talent nog mist, maar ook wat van elke medewerker verwacht wordt en hoe hun prestaties gemeten kunnen worden. Bovendien kan een job catalogue ook nuttig zijn voor medewerkers. Zo kan het hen helpen om te begrijpen wat nodig is om hun functie goed te kunnen uitoefenen en hoe ze kunnen groeien binnen het bedrijf en welke stappen en trainingen daarvoor eventueel nodig zijn.”

Een centrale locatie

Het opstellen van een job catalogue is belangrijk bij de implementatie van een HRIT-systeem, omdat het ervoor zorgt dat alle belangrijke informatie over de functies binnen het bedrijf – in binnen- en buitenland – op één centrale locatie wordt verzameld. Dit maakt het gemakkelijker om deze data te doorzoeken en te raadplegen wanneer dat nodig is. Bovendien kan met behulp van een HRIT-systeem de job catalogue beheerd en ge-update worden, wat ervoor zorgt dat de informatie altijd actueel en relevant is.

Ook bij recruitment kan een job catalogue goed van pas komen. Het kan helpen bij het bepalen wie de juiste kandidaat is voor een bepaalde functie. “Als een job catalogue duidelijk definieert wat van een medewerker verwacht wordt en welke vaardigheden en ervaring nodig zijn voor een bepaalde functie, helpt dit HR-afdelingen bij de werving en selectie van de juiste kandidaten voor vacatures”, licht Hassan toe. Bovendien kan je met behulp van een job catalogue vacatureteksten snel en eenvoudig opstellen, omdat je alle benodigde informatie al hebt verzameld.

Andere voordelen van een job catalogue zijn volgens Hassan dat je kunt benchmarken of je marktconform beloont en of er geen grote salarisverschillen bestaan tussen medewerkers die dezelfde functie uitoefenen. “Het wordt er een stuk eerlijker en transparanter van.”

Een job catalogue helpt ook als je verschillende landen, fabrieken of business units wilt vergelijken. Kostenplaatsen of de organisatiestructuur alleen zijn vaak niet voldoende. Zo hielp SuccessDay laatst een klant waar in één land alle secretaresses op een kostenplaats (HR) geboekt werden. Een andere klant rapporteerde het aantal mensen van de afdeling Warehouse, waar in dit geval toevallig ook de schoonmakers onder vielen. “Je krijgt dan snel een vertekend beeld. Daar te categoriseren op job catalogue groepeer je de mensen die dezelfde activiteiten uitvoeren, ongeacht waar de kosten vallen of wie aan wie rapporteert. Dat geeft dus veel beter inzicht.”

Daarnaast is automatische role based toegangscontrole een eitje met behulp van een job catalogue, waardoor je je identity en access management (IAM) naar een hoger niveau tilt. Tot slot kan een job catalogue inzicht verschaffen in mogelijke carrièrestappen ter ondersteuning van een geïntegreerd beleid voor talentontwikkeling.

In 8 stappen naar een job catalogue

De voordelen van een job catalogue zijn dus evident. Maar hoe stel je er een samen? SuccessDay heeft hier een stappenplan voor opgesteld en kan uiteraard ook ondersteuning en advies bieden op dit vlak. “Het komen tot een uniforme job catalogue is een klus op zich, waarvoor organisaties vaak zelf onvoldoende capaciteit of kennis in huis hebben. Wij kunnen organisaties hierbij ontlasten”, vertelt Hassan. Hoeveel werk dit is, hangt af van het volwassenheidsniveau van organisaties. Bij de ene organisatie wordt er al meer gestandaardiseerd en gestructureerd gewerkt dan bij de ander. Hoe data-gedrevener organisaties werken, hoe minder werk het is.

We lopen de acht stappen die moeten worden gezet om te komen tot een job catalogue langs:

Stap 1: Maak een lijst van alle banen & beschrijf ze
Verschaf de juiste gegevens over iedere werknemer en voeg een beschrijving toe. SuccessDay kan een sjabloon voor deze lijst aanleveren. Controleer de data. Er wordt onderscheid gemaakt tussen must have en nice to have data. Hoe meer informatie je verstrekt, hoe beter de functieprofielen geanalyseerd en gedefinieerd kunnen worden. Je kunt hierbij per werknemer denken aan: naam, land, afdeling, bovenliggende afdeling, functienaam en functieomschrijving, de functiefamilie en familiegroep, competenties, salarisschaal, valuta, de salarisrange en het jaarsalaris.

Stap 2: Weeg de banen
De weging van elke functie helpt de organisatie om functies te vergelijken en de verschillende niveaus in de organisatiehiërarchie te bepalen. De organisatie kan dit gebruiken voor talentontwikkeling en opvolgingsplanning. Het benchmarken gebeurt doorgaans door externe consultancybureaus, zoals Hays, Mercer of Korn Ferry. Zij gebruiken verschillende kenmerken om een baan te wegen, zoals bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden, probleemoplossende vaardigheden, verantwoordelijkheid en kennis. Hassan: “Mijn advies is altijd om bij je core-functies te beginnen.”

Stap 3: Stel vast welke compensatie-elementen van toepassing zijn
Het is belangrijk om een goed begrip te hebben van het salaris op jaarbasis. Je doet dit door de compensatie-elementen voor elke functie te bepalen en te begrijpen hoe het jaarsalaris wordt bepaald. Is er bijvoorbeeld sprake van bonussen, een 13^e maand, vakantiegeld, of toeslagen? De lokale kosten van levensonderhoud kunnen het verschil verklaren tussen landen voor dezelfde functie. SuccessDay heeft een template opgesteld om de juiste gegevens per land te verzamelen. Hoe meer informatie je geeft, hoe beter het totale jaarsalaris bepaald kan worden.

Stap 4: Verbind classificaties met vergoedingen
Deze stap is nodig om een uitgangspunt te creëren voor het globale functieniveau. Het model hiervoor is afhankelijk van de methode die het externe benchmarkbedrijf gebruikt. Je combineert stap 1 (banen) met stap 2 (classificaties) en stap 3 (jaarsalaris). Dit definieert salarisranges en het toewijzen ervan aan een bepaalde functie.

De vier bovenstaande stappen betroffen de huidige situatie (as-is), de laatste vier stappen hebben betrekking op de toekomstige, gewenste situatie (to-be):

Stap 5: Creëer functiehiërarchie
Om een wereldwijde structuur te creëren voor het uitvoeren van HR-processen, beleid en rapportages is het noodzakelijk om functiehiërarchie binnen de organisatie te creëren. Als er al een Global Job Hierarchy is, is er geen verdere actie nodig. Als er nog geen wereldwijde functiehiërarchie bestaat, of als er verschillende lokale functiehiërarchieën zijn, is het zaak om alle functies te analyseren en overeenkomsten te zoeken. Het is hierbij belangrijk om functies met dezelfde soort activiteiten te groeperen en niet te kijken naar waar de kosten vallen of aan wie gerapporteerd wordt.

Vervolgens voeg je functies/activiteiten samen tot functiefamilies en uiteindelijk tot functiefamiliegroepen. SuccessDay heeft hier uiteraard een sjabloon en methode voor de functiehiërarchie ontwikkeld en kan deze stap indien gewenst volledig verzorgen voor organisaties.

Stap 6: Ga van lokale naar globale banen
Globale functienamen maakt het uitvoeren van HR-processen, -beleid en – rapportages eenvoudiger. Zo krijg je inzicht in de essentiële functies binnen de organisatie. Dit doe je door wereldwijde functienamen toe te wijzen aan lokale functienamen. SuccessDay heeft een sjabloon (tabel) ontwikkeld om de functies te analyseren en samen te voegen. Uiteraard blijven de lokale functienamen gewoon bestaan, zodat mensen zich hiermee kunnen blijven associëren.

Stap 7: Vul de vertaalmatrix in
Om de nieuwe job catalogue te creëren kan je niveaudefinities gebruiken om de juiste functieclassificatie aan een baan toe te wijzen. Dat doe je door een overzicht (matrix) te maken met de Global Job Names (wereldwijde functienamen), lokale functienamen, Job Families en Job Family Groups op basis van stap 4, 5 en 6. Vervolgens zoek je naar overeenkomsten op basis van de rollenbeschrijvingen van de lokale functienamen. Dit leidt tot definities per niveau.

Stap 8: Koppel salarisschalen aan salarissen
Wijs salarisschalen toe aan compensatiepakketten voor iedere functienaam wereldwijd en zet de tabel uit stap 6 om naar een overzicht van alle functietitels. Zo ontstaat er een gestandaardiseerd proces bij het toekennen van vergoedingen voor banen. Dit draagt bij aan een eerlijk en transparant beloningsbeleid. Je kunt nu de kolom compensatiepakket in het Vertaalmatrix-sjabloon uit stap 7 invullen.

Hoe SuccessDay organisaties kan helpen

Er zijn verschillende manieren waarop SuccessDay organisaties kan helpen bij het samenstellen van een job catalogue. Naast consultancy en tijdelijk ondersteuning met interim HRIT-professionals, kan het bedrijf uit Eindhoven ook klanten ontzorgen door te helpen met het opstellen van een job catalogue. Deze templates kunnen HR-afdelingen helpen om op een gestructureerde en consistente manier de juiste data over functies binnen een bedrijf te verzamelen. Ook kan SuccessDay resources, zoals voorbeelden van job catalogues die door andere bedrijven zijn gebruikt, beschikbaar stellen om HR-afdelingen te helpen bij het opstellen van hun eigen job catalogue.

Een Job Catalogue opstellen bij een HRIT-implementatie biedt structuur en geeft meer inzicht in je HR-data en organisatie. Hierdoor kunnen organisaties hun HR-strategie beter handen en voeten geven. Het geeft antwoord op vragen als: welke talenten en competenties hebben we al in huis en welke competenties en functies moeten we nog invullen? Welke opleidingen zijn nodig om medewerkers door te laten groeien van junior naar medior en van medior naar senior? Hoe verhouden de salarissen zich onderling tot elkaar maar ook tot die van de concurrentie? Als je hier beleid op ontwikkelt, kan je de medewerkerstevredenheid verbeteren en je personeelsbehoud vergroten. En wie wil dat nou niet in deze krappe arbeidsmarkt?