HRTech: Hoe maak je de juiste keuze voor HRIT software en leveranciers?

De juiste keuze voor jouw HRIT Software - SuccessDay

HRTech: Hoe maak je de juiste keuze voor HRIT software en leveranciers?

De eerste stap in de digitale transformatie van HR is de selectie van de juiste HRIT software en leverancier. Maar hoe kies je het beste pakket, de juiste leverancier en de ideale implementatiepartner? SuccessDay’s team staat organisaties bij met onafhankelijk advies en deelt tips om het selectieproces effectiever te maken.

De software- en vendorselectie voor complete personeelsinformatiesystemen (HRIS) of Human Capital Management (HCM) is een uitdaging waar veel organisaties nog steeds mee worstelen. Bas Eggelaar, oprichter en Managing Director van SuccessDay, benadrukt dat dit geen reden tot schaamte is, omdat zelfs zij in het verleden dezelfde valkuilen hebben ervaren. SuccessDay staat klaar om organisaties te begeleiden bij het maken van weloverwogen keuzes.

 

A map of a road Description automatically generated with medium confidence

 

Snel veranderend landschap

Het selecteren van een softwarepakket en implementatiepartner voor HRIT is geen alledaagse taak; dit gebeurt meestal eens in de tien tot vijftien jaar. Bovendien evolueert het IT-landschap enorm snel. Daarom is het essentieel om experts in te schakelen. Bas merkt op dat veel organisaties nog steeds de traditionele aanpak volgen bij hun selectieproces.

Juul van Dongen, Director Operations bij SuccessDay, legt uit: “Dit betekent dat organisaties vaak niet goed weten hoe ze moeten selecteren. Ze stellen een lijst met vereisten op voor alles wat ze denken nodig te hebben, van het wervingsproces tot de beoordelingscyclus, maar zelfs – in het meest extreme geval – Chinees. Het resultaat is dan vaak een lange lijst met vragen waarop softwareleveranciers standaard ‘ja’ antwoorden geven.”

HR Processen zijn geen hogere wiskunde

Juul benadrukt dat HR processen geen hogere wiskunde zijn. Alle spelers in de HCM-softwarebranche ondersteunen in principe hetzelfde, zoals werving en selectie, talentontwikkeling, personeelsbehoud en personeelsstroming. “Het feit dat alle processen worden afgedekt, vereenvoudigt het selectieproces aanzienlijk. Wat echter veel belangrijker is, is de afstemming op het strategische vraagstuk. Wat is de HR-strategie? Hoe draagt HR bij aan de gehele organisatie? Hoe draag je bij aan een verbeterde employee experience?

Om deze reden benadert SuccessDay het selectieproces anders. Software wordt niet als een doel op zich, maar als een middel. Het team kijkt naar de doelstellingen van de organisatie en hoe HRIT daartoe ondersteunend kan zijn.

 

“Er zijn veel leveranciers die veel kunnen, maar slechts enkelen die alles kunnen. Je hoeft echter niet altijd voor de duurste optie te kiezen om van A naar B te komen.”

 

Je hoeft niet altijd voor een Ferrari te kiezen om van A naar B te gaan

Bas licht toe: “Met andere woorden, wat is de HR-strategie? Is er nagedacht over een toekomstig target operating model? Wil je software implementeren om de medewerkerservaring te verbeteren of om betere data te verkrijgen? Is het louter een kostenoverweging of wil de organisatie fundamenteel anders gaan werken? De antwoorden op deze vragen bepalen de richting van jouw toekomstige selectieproces.”

Pas nadat de richting duidelijk is, worden de scope en de belangrijkste vereisten vastgesteld. SuccessDay noemt dit de “5 Principle Elements”. Deze elementen vormen de leidraad voor het hele selectietraject.

“Er zijn veel leveranciers die veel kunnen, maar slechts enkelen die alles kunnen. Je hoeft echter niet altijd voor de duurste optie te kiezen om van A naar B te komen. Eerlijk gezegd komen we meestal uit bij dezelfde partijen voor onze (internationale) klanten, zoals Workday, Oracle, Ceridian Dayforce, SuccessFactors van SAP en Cegid (voorheen Talentsoft). We helpen onze klanten bij het maken van de juiste keuze. Totaal agnostisch”, aldus Bas.

Van longlist naar shortlist

Vervolgens organiseert SuccessDay speeddates waarin leveranciers in maximaal 45 minuten moeten laten zien wat ze te bieden hebben. Op basis van de “5 Principle Elements” en in overleg met de klant wordt een shortlist van twee tot maximaal drie leveranciers opgesteld voor verdere evaluatie.

Samen met de klant worden scores aan deze elementen toegekend en wordt bepaald hoeveel gewicht eraan wordt toegekend. Het resultaat kan zijn dat de duurste optie niet de beste is voor de klant, of dat de meest functionele optie de duurste blijkt te zijn. Als de klant toch vasthoudt aan functionaliteit, kan er intern worden gelobbyd voor een budgetuitbreiding. Ook daar ondersteunt SuccessDay graag bij.

SuccessDay zorgt er in ieder geval altijd voor dat de total cost of ownership in overweging wordt genomen. Dit omvat niet alleen licentie- en implementatiekosten, maar ook personeelskosten, beheerkosten na de go-live en eventuele kosten voor data-analyse. Bas legt uit: “We kijken naar het geheel, zodat de klant zelfverzekerd  een weloverwogen beslissing kan nemen.”

“Usecases werken optimaal”

Om te voorkomen dat de presentaties van leveranciers gladde verkooppitches worden, krijgen zij maximaal 48 uur van tevoren te horen welke specifieke usecases ze moeten behandelen. Deze usecases beschrijven hoe het softwarepakket bepaalde problemen oplost.

Juul verduidelijkt: “Het belangrijkste is om te begrijpen hoe bruikbaar de applicatie is voor de specifieke behoeften van de klant. Wij kennen de sterke en zwakke punten van verschillende pakketten goed, en daarmee kunnen we de klant een volledig beeld geven. Als je het aan de leverancier overlaat, laten ze vooral zien hoe snel hun ‘Ferrari’ kan rijden, maar vertellen ze niet wat het onderhoud ervan inhoudt.”

Het gebruik van deze usecases levert volgens SuccessDay snel en effectief de benodigde informatie op. Juul voegt toe: “Dit is veel waardevoller dan het opstellen van duizenden criteria. We willen absoluut niet verstrikt raken in allerlei gedetailleerde eisen die klanten misschien nooit nodig hebben. Bovendien heeft elke klant zijn eigen referentiekader.”

Pakketintegratie

Een voorbeeld van een usecase die altijd relevant is, volgens SuccessDay, is hoe het softwarepakket omgaat met veranderingen in het personeelsbeleid. Stel dat er een hiring freeze wordt afgekondigd nadat er al flink is geïnvesteerd in nieuwe software en een implementatiepartner. Hoe kan dit proces worden aangepast in het softwarepakket en wie is hiervoor verantwoordelijk? Dit soort vragen worden tijdens het selectieproces beantwoord.

Een ander aspect dat opvalt in de aanpak van SuccessDay is het belang van een goede governance. Bas wijst erop dat dit in de praktijk vaak fout gaat. “Dit zijn kostbare en tijdrovende trajecten. We zien vaak dat organisaties die het project zelf uitvoeren, belangrijke stakeholders vergeten te betrekken. Daarom willen wij ervoor zorgen dat alle belangrijke besluitvormers vanaf het begin bij het project worden betrokken en vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep.”

Een team met de Chief Human Resources Officer (CHRO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Information Officer (CIO) en een vertegenwoordiger namens de business moet volgens SuccessDay de kern vormen. Het is namelijk niet alleen een aangelegenheid van HR of IT, maar vereist ook de betrokkenheid van Financiën voor het opstellen van een business case, evenals Inkoop en Juridische zaken. Tot slot is de betrokkenheid van de business van essentieel belang om het project tot een succes te maken, omdat de managers uiteindelijk een belangrijke gebruikersgroep vormen.

Het belang van voorbereiding

SuccessDay benadert het leveranciersselectieproces dus holistisch en integraal, met sterke betrokkenheid van alle belanghebbenden vanaf het begin. Dit is volgens Bas cruciaal om vooruitgang te boeken.

“Het selectieproces vereist tijd. Sommige organisaties denken dat ze het keuzeproces voor een HRIT software in twee maanden kunnen afhandelen, maar dat is echt onhaalbaar. We hebben gemerkt dat dit minstens vier maanden kost. Als je de tijd neemt, zal dit zich later in het project terugbetalen. Wij of de leveranciers zijn zelden het probleem. Wij kunnen een tandje bijzetten of in het weekend werken. De uitdaging ligt in de voorbereiding van de organisatie en de beschikbaarheid van mensen. Dit kost altijd meer tijd dan verwacht.”

Nadat een softwarepakket en een implementatiepartner zijn geselecteerd, helpt SuccessDay bij het kritisch beoordelen van de contracten. Ze zorgen ervoor dat de beschrijvingen duidelijk zijn en dat ieders verwachtingen en verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd. Dit voorkomt misverstanden en onenigheid over kosten en eventueel extra werk.

Bas geeft aan: “Wanneer je zo’n contract voor het eerst ziet, heb je geen idee waar je voor tekent. We weten bijvoorbeeld dat vijf compensatieplannen voor 37 locaties vaak onvoldoende zijn. Ga in gesprek hierover. Ik heb meegemaakt dat een contract net was ondertekend en toen werd gezegd: ‘Natuurlijk kunnen we deze wijzigingen nog doorvoeren, maar dat kost wel extra geld.’ We proberen dit soort problemen van tevoren te vermijden.”

Juiste mensen aan boord

Tot slot voert SuccessDay na de keuze van het HRIT softwarepakket altijd een Organization & Readiness Scan uit. Hierbij wordt gekeken of de organisatie over de juiste mensen beschikt om het project uit te voeren en of ze voldoende beschikbaar zijn. Bovendien wordt de data en processtandaarden onderzocht.

Juul benadrukt: “Hier moet je echt de tijd voor nemen. Tijdens het traject is er geen ruimte om nog te definiëren wat een FTE is of om een functiecatalogus op te stellen.”

Volgens SuccessDay is een grondige voorbereiding essentieel. Als je niet vooraf goed nadenkt over je HR-technologie roadmap en de selectie van software en leveranciers, kom je vaak voor onaangename verrassingen te staan. Dit kan leiden tot hogere kosten, vertragingen, niet-ingeloste verwachtingen of gebrek aan draagvlak binnen de organisatie. Niemand wil met dergelijke uitdagingen worden geconfronteerd.

Meer informatie over de keuze voor jouw nieuwe HRIT Software of Vendor?

Neem dan contact met ons op

Neem contact met ons op

Bel ons of kom langs. We geven je binnen 24 uur een reactie!