Optimaliseer en houd je HRIT-systeem up-to-date: de sleutel tot succesvol HR-management
Het optimaliseren en up-to-date houden van je HRIT-systeem in de jaren na de livegang is van vitaal belang voor organisaties die de voordelen van hun HR-managementinspanningen willen maximaliseren. Door oog te hebben voor zowel de technische als organisatorische aspecten, kunnen organisaties de efficiëntie verhogen, de besluitvorming verbeteren, compliant zijn en de employee experience verbeteren. In deze blog legt senior projectmanager João Lourenço Silva uit hoe je door je HRIT-systeem voortdurend te optimaliseren nòg beter je HR- en organisatiedoelen kunt bereiken.
Het implementeren van een Human Resources Information Technology (HRIT) of HCM-systeem kan een revolutie teweegbrengen in de HR-managementprocessen van een organisatie. Daarnaast kan het de efficiëntie, nauwkeurigheid en medewerkerstevredenheid verbeteren. De reis eindigt echter niet bij de go-live datum, waarschuwt João Lourenço Silva, senior projectmanager bij SuccessDay sinds april 2023. “Om ervoor te zorgen dat met het systeem optimale resultaten behaald kunnen worden, is het cruciaal om te focussen op voortdurende optimalisatie van het systeem en regelmatig te updaten”, zegt João.
João werd via LinkedIn benaderd door een recruiter voor zijn huidige baan bij SuccessDay. “Ik had verschillende gesprekken en het voelde meteen als een warm bad. Mensen zijn hier oprecht geïnteresseerd in jou als persoon. Bovendien krijg je hier veel verantwoordelijkheid, vrijheid en autonomie, wat me erg aanspreekt. Ik was dan ook blij dat ik me bij het geweldige team van SuccessDay kon aansluiten en mijn ervaring in HRIT en SAP SuccessFactors in een nieuwe omgeving tot leven kon brengen.” Minstens één keer per maand komt hij vanuit Keulen een paar dagen naar het hoofdkantoor in Eindhoven. Hij probeert dan zoveel mogelijk collega’s persoonlijk te ontmoeten. João combineert de reis het liefst met klantbezoeken. “Er kan veel op afstand gedaan worden in dit werk, maar soms is het gewoon handig – en prettig – om elkaar recht in de ogen te kunnen kijken”, zegt hij. Momenteel is hij onder andere projectmanager bij wefox, een Europese digitale marktplaats voor verzekeringen, met het hoofdkantoor in Berlijn.
Pluk de vruchten van het systeem ten volle
Als voormalig HR-transformatieconsultant, projectmanager en HRIT-specialist weet hij uit ervaring dat de klus niet geklaard is na de implementatie van een HRIT-systeem. Optimalisatie en het up-to-date houden van het systeem is net zo belangrijk als je maximaal wilt profiteren van je systeem. “Ik heb het niet alleen over de technische aspecten, zoals het implementeren van patches en nieuwe releases en het uitvoeren van routinecontroles om inefficiënties in het systeem, knelpunten in de prestaties en zwakke plekken in de beveiliging op te sporen. Integreer jouw HRIT-systeem ook met andere core systemen voor bijvoorbeeld salarisadministratie, prestatiebeheer en learning development. Dit zorgt voor een naadloze gegevensuitwisseling, elimineert handmatige gegevensinvoer en biedt een holistisch beeld van werknemersdata.”
Naast de technische aspecten zijn er de organisatorische aspecten. Zorg voor regelmatige trainingssessies om ervoor te zorgen dat HR-medewerkers en systeemgebruikers het volledige potentieel van het HRIT-systeem kunnen benutten en bied doorlopende ondersteuning via een speciale helpdesk of kennisbank. Stimuleer ook feedback van de gebruikers van het systeem om pijnpunten en verbeterpunten te identificeren. “Naarmate jouw organisatie zich ontwikkelt, is het essentieel om het HRIT-systeem aan te passen aan veranderende eisen. Bekijk en update configuraties, workflows en datavelden regelmatig om ervoor te zorgen dat het systeem aansluit op de HR-processen. Daarom adviseer ik HR om altijd deel uit te maken van de ontwikkeling en continuïteit van de organisatiestrategie.”
Verbeter de efficiëntie, besluitvorming en employee journey
Regelmatige optimalisatie van het HRIT-systeem verbetert de efficiëntie van processen, vermindert handmatig werk en zorgt ervoor dat HR-professionals zich kunnen richten op strategische HR-initiatieven. Dit vertaalt zich in een hogere productiviteit en een beter gebruik van middelen. Ten tweede verbetert het de besluitvorming: een up-to-date HRIT-systeem levert nauwkeurige en tijdige gegevens voor HR-rapportage en analyses. João: “Real-time inzichten stellen HR-leiders in staat om weloverwogen beslissingen te nemen, trends te identificeren en uitdagingen op het gebied van personeelsbeleid proactief aan te pakken.”
Bovendien helpt het bijhouden van systeemupdates om te voldoen aan de veranderende regelgeving voor gegevensbescherming en beveiliging tegen bedreigingen. Niet-naleving kan juridische gevolgen hebben en de reputatie van een organisatie schaden. Tot slot draagt een goed geoptimaliseerd HRIT-systeem bij aan een positieve werknemerservaring. “Self-service functionaliteiten, mobiele toegankelijkheid en gestroomlijnde processen stellen werknemers in staat om hun HR-gegevens efficiënt in te zien en te beheren, wat leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid. Dit is geen overbodige luxe in de huidige krappe arbeidsmarkt.”
Waarom, hoe en wat?
Maar hoe pak je dit aan? Bepaal eerst het waarom, hoe en wat. Volgens João is het belangrijk om je doelen te bereiken met Objectives and Key Results (OKR’s). Dit is een manier van werken binnen organisaties waarbij je eerst je doelstellingen (objectives) bepaalt om die vervolgens te koppelen aan meetbare resultaten (key results). “Bepaal je verhaal en leid daar duidelijke initiatieven uit af. Definieer je strategie en cultuur en kies daar de juiste technologie bij. Het is belangrijk om als organisatie een verhaal te vertellen: gegevens en processen moeten een flow hebben. Ontwerp op basis hiervan een bijbehorende employee journey – van werving tot pensionering.”
Treed in contact met leveranciers via evenementen, conferenties, workshops, webinars, nieuwsbrieven of op andere manieren. “Woon trainingen bij, maak deel uit van leergroepen en deel ervaringen, werkwijzen en best practices met vakgenoten van binnen en buiten de organisatie”, raadt de Senior Project Manager bij SuccessDay aan. “Zet daarnaast in op continue verbetering en focus op initiatieven die er toe doen. Zorg ervoor dat je niet in silo’s werkt en dat je een holistisch overzicht hebt en ontwikkel van daaruit verder. En tot slot, wees niet bang om ondersteuning te vragen voor expertise.”
Wil je weten welke ondersteuning SuccessDay op dit gebied kan bieden? Neem contact met ons op!
Illustratie: Studio van Laar
Over de auteur
João Lourenço Silva is gevestigd in Keulen, maar komt oorspronkelijk uit Portugal. Hij ondersteunt bij SuccessDay verschillende organisaties voor, tijdens en na de implementatie van een global HRIT-systeem. De projectmanager en business analist met bijna 15 jaar ervaring is net voor de tweede keer vader geworden. Eerder hielp hij diverse bedrijven om de efficiency van belangrijke end-to-end processen in verschillende sectoren te verhogen. João wordt gedreven door een groeimindset en een passie voor technologieën en innovatie. Hij heeft gewoond en gewerkt in verschillende landen en in interculturele teams en hij is gecertificeerd Lean Six Sigma Green Belt met Design for Six Sigma (DFSS) en Scrum Master.
João Lourenço Silva
Senior Projectmanager
