Hoe schrijf je een succesvolle business case voor de implementatie van een global HRIT-systeem?
In het snel evoluerende zakelijke landschap van vandaag erkennen organisaties steeds meer de toegevoegde waarde van een global HRIT- of HCM-systeem. In deze blog vertelt Abigail Fawcett, Human Resource Project Manager bij SuccessDay, waarom het belangrijk is voor organisaties om een overtuigende business case voor de implementatie van een HRIT-systeem te schrijven en benoemt ze welke essentiële stappen zo’n plan moet bevatten.
Stel, je bent een CHRO of HR-manager en je wilt een business case opstellen om de rest van de organisatie ervan te overtuigen dat er een global HRIT-systeem moet worden geïmplementeerd. Volgens Abigail Fawcett is een robuuste business case van fundamenteel belang voor de projectmanagementmethodologie. “Het succesvol implementeren van een HRIT-systeem vereist zorgvuldige planning en een goed opgestelde business case met duidelijke doelstellingen en de belangrijkste voordelen.” Een business case geeft overtuigende redenen waarom een organisatie een verandering zou moeten doorvoeren, wat dit met zich meebrengt en welke belangrijke voordelen dit oplevert.
Een business case doorloopt meestal meerdere iteraties. Het begint op een heel hoog niveau. Je hebt een nieuw HR-systeem nodig, maar je hebt er weinig informatie over. Je hebt een idee van wat de voordelen zouden kunnen zijn, maar niet in detail. Je weet niet exact hoelang de implementatie gaat duren en hoeveel het precies gaat kosten. “Je zult dus behoorlijk wat huiswerk moeten doen. Verzamel alle relevante informatie, praat met anderen binnen en buiten de organisatie om goed voorbereid te zijn. Je krijgt tenslotte maar één kans om het goed te doen”, adviseert Abigail.
Stap 1: Stel de zakelijke behoeften vast
De eerste stap bij het schrijven van een succesvolle business case is het identificeren van de zakelijke behoeften. Begin met een grondige beoordeling van de doelstellingen van je organisatie en hoe HR het bedrijf kan ondersteunen. Bepaal de pijnpunten, inefficiënties en uitdagingen waar jouw bedrijf mee te maken heeft en hoe HR daarbij kan helpen. Denk na over de langetermijndoelen van het bedrijf en hoe een HRIT-systeem daarop aansluit. “Het is belangrijk om te schetsen waarom een HRIT-systeem de organisatie ten goede zal komen”, zegt Abigail.
Documenteer de huidige situatie en gebruik dit om de business case te onderbouwen. Het vervangen van meerdere verschillende HR-systemen wereldwijd door één systeem biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om processen te standaardiseren en accurate en tijdige HR-rapportage mogelijk te maken ter ondersteuning van de zakelijke besluitvorming. Schets de tijd en moeite die het kost om rapportages te genereren en breng de implicaties van uitstel in kaart voor de zakelijke besluitvorming.
Stap 2: Identificeer de belangrijkste voordelen
Een global HRIT-systeem dient als een gecentraliseerd platform dat HR-functies integreert, zoals het beheer van werknemersgegevens, werving, training, prestatie-evaluatie en salarisverwerking. Door deze processen te automatiseren, kunnen organisaties tal van voordelen behalen, waaronder verbeterde efficiëntie, datagestuurde besluitvorming, verbetering in compliance en risicobeheer hogere employee engagement en HR-selfservice voor werknemers. Abigail: “In de business case werk je de voordelen voor je belangrijkste bedrijfsdoelen in detail uit. Maak het zo concreet mogelijk: hoeveel tijd zal het systeem managers en de HR-afdeling besparen? Welke inzichten ontstaan door het stroomlijnen van je gegevens? Welk efficiëntievoordeel levert een betere afstemming van de processen op? Et cetera.”
Voor jou als HR-professional is het misschien zo klaar als een klontje, maar je zult anderen mee moeten nemen op je reis. Vooral degenen die de portemonnee moeten trekken, zullen overtuigd moeten worden waarom deze investering niet langer kan wachten. “Verlies niet uit het oog dat er vanuit allerlei verschillende afdelingen investeringsaanvragen bij de directie binnenkomen, dus onderbouw je zaak zo goed mogelijk”, legt Abigail uit.
Stap 3: Vergeet de total cost of ownership (TCO) niet
Om iemand te overtuigen om te veranderen, moet je de kosten kunnen kwantificeren. De total cost of ownership (TCO) voor de implementatie van een HRIT-systeem – ook wel HCM-systeem genoemd – hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van de organisatie, de complexiteit van de HR-processen, de gekozen softwareleverancier en de specifieke vereisten van de implementatie. Voer een kosten-batenanalyse uit: evalueer de financiële gevolgen van de implementatie van een HRIT-systeem.
Abigail: “Hoewel het een uitdaging is om een exact kostenplaatje te schetsen als je nog niet beschikt over alle specifieke details, is het belangrijk om de volgende kostencomponenten in overweging te nemen bij het schatten van de TCO: gebruikerslicenties, implementatie en maatwerk, training en verandermanagement, doorlopende servicekosten en ondersteuning, interne middelen om het HRIT-systeem te beheren en te ondersteunen, integratie van het HR-systeem met andere systemen, zoals Payroll-systemen en financiële software, en de kosten die komen kijken bij leveranciersselectie en consulting.”
Het is cruciaal om al deze kostenfactoren zorgvuldig te overwegen en een gedetailleerde budget-raming te maken die specifiek is voor de behoeften van uw organisatie. Vergelijk deze kosten met de verwachte voordelen en zorg ervoor dat je de voordelen in euro’s kwantificeert. Houd ook rekening met implicaties zoals het buiten gebruik stellen van verouderde systemen en de besparingen die dit oplevert om de return on investment (ROI) van het systeem aan te tonen.
Stap 4: Realistisch tijdschema en middelen
Verder bevat een business case een realistisch tijdschema van hoe lang het project gaat duren. Schets een stappenplan voor de implementatie van het HRIT-systeem. Neem tijdlijnen, mijlpalen, vereiste middelen en potentiële risico’s op. Weet wie erbij betrokken gaat worden. “Bedenk welke resources intern beschikbaar zijn en wie je kunt vrijmaken om aan het project te werken. Schakel zo nodig externe hulp in als er een gebrek aan kennis en ervaring is of als je bepaalde professionals gewoonweg niet kunt inschakelen omdat ze al te veel op hun bordje hebben liggen”, zegt Abigail.
Identificeer alle betrokkenen op wie de implementatie van het HRIT-systeem van invloed zal zijn. Hieronder vallen HR, management, IT en medewerkers. Betrek ze vroeg in het proces, communiceer over de voordelen en ga in op eventuele zorgen die ze hebben. Abigail: “Om succesvol te zijn is het belangrijk om hun goedkeuring en betrokkenheid bij het project te zoeken.” De business case evolueert in de loop van de tijd naarmate het verschillende besluitvormingsprocessen binnen een organisatie doorloopt. Wat ooit begon als een plan in grote lijnen, wordt na verloop van tijd een veel nauwkeuriger en gedetailleerder plan naarmate er meer informatie wordt verzameld.
Conclusie
Het schrijven van een succesvolle business case voor de implementatie van een HRIT-systeem is van vitaal belang voor organisaties die hun HR-processen willen optimaliseren. Verzamel alle benodigde informatie in een uitgebreide business case en verwoord duidelijk de probleemstelling, doelstellingen, voordelen, kostenanalyse, implementatieplan en steun van belanghebbenden. SuccessDay kan hierbij adviseren en helpen. “Wij werken als een third-party advisory en zijn platform agnostisch, wij begrijpen zowel HR als IT en werken als één team met jouw organisatie. We kennen alle valkuilen als het gaat om het implementeren van een wereldwijd HRIT-systeem.”
Abigail Fawcett
Project Manager
