HRIT-contracten met softwareleveranciers

SuccessDay > Blog > HRIT > Hier moet je op letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met softwareleveranciers

Hier moet je op letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met softwareleveranciers

Als jouw organisatie besluit dat het tijd is om over te stappen naar een nieuw HRIT-systeem, begint de reis vaak met een uitgebreide pakketselectie. Als eenmaal besloten is welk systeem het beste bij jouw organisatie en ambities past, is het tijd om het contract te ondertekenen. Maar zet die handtekening niet te snel. Je kunt zo’n budget maar één keer aanvragen, dus zorg dat je snapt waar je voor tekent en maak heldere afspraken. Goede contractonderhandelingen zorgen bovendien voor een grotere kans op een succesvolle HRIT-implementatie, binnen budget en volgens planning, zonder extra stress of onaangename verrassingen. In deze blog geven we tips voor de onderhandelingen met softwareleveranciers. Hier lees je de tips voor de onderhandelingen met implementatiepartners.

Het afsluiten van een contract voor een nieuw HRIT- of HCM-systeem is een vak apart. Organisaties hebben vaak geen idee wat er allemaal in de kleine lettertjes staat, waar nog onderhandelingsruimte zit en of de aanpak en planning realistisch is. Het inschakelen van onafhankelijke expertise bij het afsluiten van een contract is daarom een goed idee. Dit zorgt niet alleen voor een betere deal, maar ook voor helderheid voorafgaand aan de implementatie, waardoor tijdens en na de implementatie je een hoop stress en ellende bespaard kan blijven. Bas Eggelaar (oprichter en Managing Director) en Ruben Stavast (business development manager), beiden van SuccessDay, merken dat de behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van HRIT-contractonderhandelingen groeit. Als onderdeel van een groter dienstenpakket, maar ook als losse dienst – eventueel op no-cure-no-pay-basis. Daarnaast adviseren zij ook bij contractverleningen.

Omdat de twee jarenlange ervaring hebben met HRIT-implementaties en zelf veel contractonderhandelingen hebben gevoerd, kennen ze het klappen van de zweep. In deze blog leggen Bas en Ruben uit waar je op moet letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met softwareleveranciers. Ruben: “Vaak kan er aan meer knoppen worden gedraaid dan organisaties denken.”

Tips voor HRIT-contractonderhandelingen met de leverancier

Bas en Ruben hebben 4 belangrijke tips voor de onderhandelingen met de softwareleverancier van het HRIT-systeem waar jij je oog op hebt laten vallen.

Let op de scope

Vergewis je ervan of de modules die je koopt aansluiten bij hetgeen je in gedachte hebt. Bij een offerteaanvraag beginnen organisaties vaak met een enorme lijst requirements. Vaak is het antwoord dat de sky the limit is. Maar dit wil niet per definitie zeggen dat alles wat jij van tevoren bedacht hebt ook echt in de modules zit die je aanschaft. Zo is de Wet Poortwachter iets typisch Nederlands dat niet standaard in de systemen zit ingebakken. Bas: “Je zult niet de eerste zijn die na het ondertekenen van het contract opeens ontdekt dat je hier nog een aparte module of plug-in voor moeten kopen.” Volgens Ruben doen klanten vaak aannames op basis van dingen die ze in het pre-sales-proces meekrijgen. “Alles wat kan en mooi is, wordt in een demo getoond, maar dit is nooit het standaardproduct.” Check als je een contract voorgeschoteld krijgt dus goed wat de scope precies is en of dit voldoet aan jouw specifieke wensen.
Hoe zit het met de connectivity?

Alle leveranciers zeggen dat hun HCM-, HRIS of HRIT-systeem overal mee kan integreren. Maar de vraag is: hoe? Hoe wordt er gekoppeld met andere systemen? Zijn de kosten hiervoor inbegrepen? Wie gaan de koppelingen bouwen en wie schakelt die partij in? En tot slot: Wie is er verantwoordelijk voor het onderhoud? Vraag dit na en maak hier duidelijke afspraken over.
Hoe is de prijs bepaald?

De prijs van software wordt vaak bepaald op basis van het aantal modules dat je afneemt en het aantal medewerkers. Goed om te weten: sommige leveranciers zijn bereid een gereduceerde prijs te bieden als jouw organisatie bijvoorbeeld veel productiemedewerkers heeft, die niet de volledige functionaliteit gebruiken. In het algemeen geldt: hoe meer modules je afneemt, hoe meer korting je krijgt. Ook al ga je niet voor een implementatie met een big bang, kan het toch interessant zijn om alles in één keer te kopen. Bas: “Dan betaal je misschien een jaar voor iets dat je nog niet gebruikt, maar ben je achteraf toch goedkoper uit dan wanneer je het in gedeeltes aanschaft. Laat dit uitrekenen.” Er is vaak ook sprake van een lock-in-strategie: de leverancier weet dat een klant na zo’n grote uitgave niet snel zal uitstappen. Daarom is het belangrijk de onderhandelingen meteen in het begin goed te voeren. Kijk of je een voordeliger contract kunt afsluiten met een langere looptijd of spreek af hoeveel procent er maximaal bijkomt bij een contractverlenging. Nog een tip: weet wanneer het eind van het kwartaal of boekjaar van de vendor valt, want dan zijn ze doorgaans bereid hogere kortingen te geven.
Onderschat trainingen niet

Training is vaak een ondergeschoven kindje bij HRIT-projecten. In een contract wordt altijd iets over trainingen meegenomen, bijvoorbeeld: ‘Je krijgt 2 trainingscredits per module’. Klanten denken vaak: die trainingen doen we later wel tijdens het project. Maar dan is er vaak geen tijd meer voor. Doe dit op voorhand, zodat je de basiskennis al hebt. Want anders betaal je voor trainingen die je niet hebt gevolgd en dat is zondegeld.

Kortom: genoeg om over na te denken, voordat je je handtekening zet onder een HRIT-contract. Bas: “Je kunt maar één keer budget vragen voor zo’n soort project. Het is vergelijkbaar met als je je huis verbouwt: het is helemaal niet erg om achteraf nog 2000 euro over te hebben. Dat is beter dan andersom, want dan gaat er opeens een streep door de al geplande skivakantie.”

Soms valt er niets meer af te dingen op de prijs, maar zit er nog wel onderhandelingsruimte omheen: extra trainingscredits, of een kleine module extra. Een externe onderhandelingspartner weet vaak beter waar er nog ruimte zit voor onderhandeling, omdat zij alle partijen goed kennen. Ruben: “We doen meer dan: ‘Het moet goedkoper!’ roepen. We vragen aan alle partijen of alles voor iedereen duidelijk is. Alle partijen zijn erbij gebaat de offerte helemaal te snappen. Weet waar je ja tegen zegt. Met goed verwachtingsmanagement krijg je een veel soepelere implementatie: minder change requests, minder vertraging, minder gemopper, minder stress en – last nut not least: de kans dat je binnen je budget blijft is groot.”