HRIT-contracten met implementatiepartners

SuccessDay > Blog > HRIT > Hier moet je op letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met implementatiepartners

Hier moet je op letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met implementatiepartners

Als jouw organisatie besluit dat het tijd is om over te stappen naar een nieuw HRIT-systeem, ben je er niet na de pakketselectie. In deze blog gaven Bas Eggelaar en Ruben Stavast – beiden van SuccessDay – al tips over hoe je het beste de onderhandelingen aangaat met de softwareleverancier. Maar vaak wordt er ook een contract gesloten met een implementatiepartner. In deze blog geven we een aantal waardevolle tips voor de onderhandelingen met implementatiepartners. Hierbij is het niet alleen zaak om een goede deal te sluiten, maar ook om te zorgen dat je snapt waarvoor je tekent. Maak vooraf heldere afspraken en vergroot de kans op een succesvolle HRIT-implementatie.

Organisaties hebben vaak geen idee wat er allemaal in de kleine lettertjes staat van een contract met een HRIT-implementatiepartner. Laat staan dat ze weten waar nog onderhandelingsruimte zit en of ze in kunnen schatten of de aanpak en planning realistisch is. Het inschakelen van onafhankelijke expertise bij het afsluiten van een contract met een implementatiepartner is daarom een goed idee. Dit zorgt voor helderheid voorafgaand aan de implementatie, waardoor je in de periode erna een hoop stress en ellende bespaard blijft. Volgens Bas Eggelaar en Ruben Stavast, beiden van SuccessDay, groeit de behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van HRIT-contractonderhandelingen. Dit kan onderdeel zijn van een breder dienstenpakket, maar kan ook als losse dienst worden aangeboden.

Omdat de twee veel ervaring hebben met HRIT- (HRIS- of HCM-)implementaties en zelf veel contractonderhandelingen hebben gevoerd, kennen ze het klappen van de zweep. In deze blog leggen Bas en Ruben uit waar je op moet letten bij het afsluiten van HRIT-contracten met implementatiepartners.

Let op de scoping

Vrijwel alle leveranciers hebben tegenwoordig een snelle implementatiemethodiek op basis van best practices. Je bent wel heel snel live, je krijgt heel snel return on investment, maar je krijgt maar 20-30% van wat het systeem allemaal kan. Als je het systeem volledig wilt benutten, moet je het nog verder configureren. Bedrijven die dat niet in de gaten hebben, zeggen na een paar jaar: ‘We hebben eigenlijk wel heel veel geld betaald voor wat we hebben gekregen’. En dat is zonde, want het systeem kan veel meer. Bas: “De eerste keer dat ik zo’n systeem zelf implementeerde, had ik geen idee waar ik mijn handtekening onder zette. Wat betekent bijvoorbeeld: ‘8 compensation plans in scope’? Ik dacht: dat klinkt wel aardig, ik heb nu in totaal 8 fabrieken. Maar toen ik in China klaar was, had ik er alleen daar al 11 nodig. Dus denk goed na wat je afspreekt en wat er in de toekomst mogelijk allemaal kan gebeuren. Anders krijg je change requests en daar hangt ook weer een prijskaartje en soms zelfs een nieuwe planning (en dus extra kosten) aan vast.”

Een onafhankelijk adviseur kan klanten helpen de contracten te doorgronden, de organisatie te snappen en realistische doelen en afspraken te maken. Ruben: “Wij wijzen onze klanten erop dat na de quick implementaties en de eerste configuraties, je vaak na een jaar nog meer functionaliteit wilt toevoegen. Dat is niet erg, maar manage de interne verwachtingen, neem dat mee in je begroting en plan daar mensen voor vrij, of huur ze in.”
Maak een realistische planning

Planningen voor HRIS- of HCM-implementaties zijn vaak te optimistisch. Bas: “Implementatiepartners plannen vaak in de vakanties gewoon door, of plannen rustig een livegang op 24 december, met de hypercare tussen Kerst en oud en nieuw, terwijl er dan praktisch niemand werkt. Wij helpen ze een realistische planning op te zetten. Reken bijvoorbeeld op vier weken testen, twee weken is vaak niet genoeg. Met andere woorden: bouw na cruciale momenten een beetje ruimte (slack) in. Wij helpen klanten met het opstellen van een heatmap, waarin je piekbelastingen aangeeft. Zo kan de klant ook kijken of ze de mensen vrij kunnen maken of inhuur regelen.”
Bedenk ook goed welke rollen je nodig hebt

Welke rollen vervult de implementatiepartner en welke vervul je zelf? Mensen onderschatten de werkbelasting vaak bij HRIT-implementaties. Het kost altijd meer tijd dan je denkt en vraagt om bepaalde expertise die je lang niet altijd in huis hebt. Bas: “Een projectmanager is meestal 80-90% van een fulltime werkweek kwijt gedurende een HRIT-implementatieproject. Dat doe je er niet zomaar even bij. En dat geldt ook voor veel andere rollen. Op piekmomenten ben je er zelfs fulltime mee bezig. Schakel als dat nodig is vroegtijdig externe hulp in om pieken op te kunnen vangen.”
Onderhandel over de hypercare en het onderhoud

Uiteindelijk ga je live, maar dan komt het aan op: wie gaat het systeem onderhouden? Wat is de impact op je eigen support organisatie? Wie voert de updates uit? Maak een inschatting hoeveel werk het is voor een organisatie als de jouwe en vraag referenties op. Voor het ene systeem zijn er meer supportmedewerkers nodig dan voor het andere. De hypercare (intensieve nazorg kort na de livegang) is vaak maar drie dagen. Dat is volgens Ruben vaak niet afdoende. “Wij proberen dit voor onze klanten nog een paar dagen op te rekken. Soms betaal je daar iets extra’s voor, maar dan heb je de garantie dat alle problemen en vragen goed worden afgehandeld.”

Kortom: genoeg om over na te denken, voordat je je handtekening zet onder een contract met een implementatiepartner. Zorg ook dat er een goede match is tussen de culturen van jouw bedrijf en die van de implementatiepartner. Een externe onderhandelingspartner weet vaak beter waar er nog ruimte zit voor onderhandeling, omdat zij alle partijen goed kennen.

Ruben: “Wij zijn voorstander van langdurige partnerships. Je moet verder dan twee jaar vooruit kijken. Daarom vragen we aan alle partijen of alles voor iedereen duidelijk is. Weet waar je ja tegen zegt. Zo verloopt de implementatie naar wens. Binnen budget, volgens planning met minder stress. Zo sta je eigenlijk al met 1-0 voor.”