‘Het belang van data bij een HRIT-implementatie wordt nog te vaak onderschat’
Het succes van een HRIT-implementatie is van meer factoren afhankelijk dan het systeem en de implementatiespecialisten. SuccessDay raadt aan eerst een Organizational Readiness Check uit te voeren, waarbij onder meer in kaart wordt gebracht of jouw organisatie al beschikt over data- en processtandaarden. In ‘Phase 0’ worden vervolgens HR-data en processen gestandaardiseerd. Data Lead Laurent Esman vertelt je in deze blog alles over het belang van een goede data-strategie bij HRIT-implementaties.
Volgens Laurent is de datahuishouding op orde brengen het belangrijkste aspect bij een HRIT-implementatie. Toch wordt het belang van data nog vaak onderschat, is zijn ervaring. “Data is vaak een ver-van-mijn-bed-show voor veel organisaties, zeker voor HR-afdelingen. Vaak is onduidelijk wat er precies moet gebeuren op dit vlak of wordt er te makkelijk over gedacht. Daarom is het belangrijk organisaties hier goed bij te ondersteunen”, vertelt de dataspecialist die sinds april 2022 voor SuccessDay werkt, met als standplaats Antwerpen.
Allereerst is het voorafgaand aan een HRIT-implementatie van belang de datastrategie te bepalen. Hierbij wordt afgesproken wat de verwachtingen van het nieuwe systeem zijn, wat er moet gebeuren om van de huidige naar de gewenste situatie te komen, wie waarvoor verantwoordelijk is en tot slot wordt er een tijdlijn gemaakt. Uiteraard kan SuccessDay hierbij adviseren en ondersteunen door bepaalde rollen op zich te nemen, als er intern onvoldoende capaciteit is. Een datastrategie bestaat uit de volgende stappen:
- Bepaal de scope
De eerste stap van data voorbereiden voor een succesvolle HRIT-implementatie is het vaststellen van de scope. Hierbij wordt antwoord gegeven op vragen als: Voor welk systeem is er gekozen? Welke modules worden geïmplementeerd? Welke landenorganisaties, vestigingen en afdelingen zijn er betrokken bij het project en om hoeveel medewerkers gaat het? En tot slot: Welke databronnen worden er nu gebruikt en is er al sprake van standaardisatie?
- Bepaal de fundering van je data
De volgende stap is het fundament van je data bepalen. Hierbij breng je in kaart om welke regio’s en landenorganisaties het wereldwijd gaat, welke vestigingen er zijn, hoe het organogram eruit ziet, welke afdelingen er zijn, welke functies het betreft, of het om fulltime- of parttime-functies gaat, en of er sprake is van een job catalogue.
- Breng je employee data op orde
Stap drie betreft het verzamelen en structureren van je employee data. Hierbij gaat het onder meer om NAW-gegevens, identiteitskaartnummers, bankrekeninggegevens, salarisinformatie, maar ook gegevens over absentie en verlof, recruitment, talentmanagement en opvolging kunnen worden toegevoegd, afhankelijk van welke modules worden geïmplementeerd.
Continu proces
De migratie van gegevens uit de bronsystemen naar een nieuw HRIT-systeem is een continu proces. Laurent: “Welke data er precies worden meegenomen wordt bepaald tijdens de design-sessies. Doorgaans verzamelt de klant de gegevens zelf, maar wij kunnen hierbij uiteraard altijd assisteren.” Data die niet relevant is wordt opgeschoond. “Het verschilt of en zo ja welke historische data een organisatie over wil zetten naar het nieuwe HRIT-systeem. Vaak wordt met een schone lei begonnen”, is de ervaring van Laurent.
De datamigratie vindt plaats in het bronsysteem of in een zogeheten Data Gathering Workbook (je kunt dit zien als een megagrote Excel-file). Alle dataconversies of -vertalingen worden bijgehouden ter ondersteuning van toekomstige iteraties. De gegevens worden in verschillende cycli in het nieuwe systeem geladen. Bij elke cyclus worden de gegevens gevalideerd en indien nodig verfijnd voor de volgende iteratie.
De volledige datamigratie bestaat uit de volgende stappen:
- De analyse van data
Hierbij wordt onderzocht of de gegevens beschikbaar zijn in het bronsysteem. Vervolgens wordt de opmaak gecontroleerd en vergeleken met de gegevens die nodig zijn in het nieuwe systeem. - Het opschonen van data
De gegevens dienen correct, consistent en bruikbaar te zijn. Eventuele fouten of corrupties worden opgespoord vóór het laden. Laurent: “Dit omvat ook het verwijderen van verouderde gegevens die niet langer nodig zijn voor het bedrijf.” - Het extraheren van data
Bij de gegevensextractie worden de vereiste personeels- en organisatiegegevens uit de bronsystemen geïdentificeerd en verplaatst naar een tijdelijke locatie waar de opschoningsactiviteiten kunnen worden uitgevoerd. - Het transformeren van data
Bij deze stap worden gegevens omgezet naar de vereiste gegevensindeling en veldwaarden voor het doelsysteem. De gegevens worden vervolgens gevalideerd. - Het laden van data
Vervolgens worden de gegevens in het nieuwe systeem geladen met behulp van de juiste mechanismen en -tools. - Het valideren van data
Tot slot worden de gegevens in het nieuwe systeem gevalideerd en is het tijd voor functionele tests in het systeem.
Enterprise Interface Builder
Een handige tool voor datamigraties bij Workday is de Enterprise Interface Builder. Met EIB’s kunnen gebruikers gegevens massaal laden en uit het Workday-systeem halen om het over te brengen naar andere plekken binnen de organisatie of daarbuiten. “De tool laadt dus gegevens in Workday zonder dat je hiervoor zelf complexe programma’s moet schrijven, wat toch vaak een gedoe is. Het versnelt en vergemakkelijkt het migratieproces”, vertelt Laurent.
EIB’s worden voornamelijk gebruikt in al reeds functionele tenants, zowel in live- als in test-omgevingen. “Bijvoorbeeld in het geval van een algemene loonsopslag voor een groep medewerkers, bij nieuwe compensation-plannen of het overzetten van vakantiedagen van het ene plan naar een ander plan.”
Omvangrijk proces
Het transformeren van data is zoals je hebt kunnen lezen in deze blog een omvangrijk proces, dat steeds over en weer gaat. “Dit is zeker geen geneuzel. Als er een komma of spatie verkeerd staat, ga je al de mist in. Je zult je basis – lees: je data – op orde moeten hebben als je optimaal van je HRIT-systeem wilt profiteren. Data zijn het belangrijkste element van een tenant. Als je data niet klopt, begin je al met een verkeerd vertrekpunt en kan je geen goede analyses of voorspellingen maken.”
Laurent benadrukt dat nauwe samenwerking met de klant en goede communicatie onderling essentieel is bij datamigraties. “Uitleggen wat je doet en vooral waarom je iets doet is key. Verder is het belangrijk om binnen het datateam Data Owners aan te wijzen en duidelijke afspraken te maken over wie wat doet. Een governance zal hierbij helpen. Bovendien is het goed om een duidelijke rolverdeling ook op te nemen in je datamigratiestrategie.”
Meer weten over het bepalen en uitvoeren van de juiste datastrategie bij HRIT-implementaties?
Neem contact met ons op!
Laurent Esman
Data Lead
