Fase 0 bij HRIT-implementaties: "Begin bij het begin"

SuccessDay > Blog > HRIS > Fase 0 bij HRIT-implementaties: “Begin bij het begin”

SuccessDay, uitvinder van Fase 0 bij HRIT-implementaties:

Begin bij het begin

Een succesvolle HRIT- of HCM-implementatie kan eigenlijk niet zonder een goede voorbereiding. Drie consultants van SuccessDay vertellen in deze blog wat goed voorwerk kan opleveren voor organisaties, maar ook implementatiepartners, en wat de Fase 0-diensten van het bedrijf uit de Brainport-regio precies inhouden. “Wij plaveien de weg voor een soepele implementatie.”

Stel, je wilt als organisatie een nieuw HRIS implementeren. Na een uitgebreide vendorselectie, maak je een keuze en ga je op zoek naar een implementatiepartner. Dan wil je natuurlijk meteen aan de slag om het HRIT-systeem te implementeren. Toch is dit beter van niet. Het succes van de implementatie en de adoptie van het systeem door de medewerkers, is van meer factoren afhankelijk dan van het systeem en de technische kennis van je implementatiepartner.

Begin met het onderzoeken of je organisatie klaar is voor de digitale transformatie die je wilt inzetten. Hiervoor zijn methodieken ontwikkeld als de HR Maturity Check, Gap analyse en Quick scan die SuccessDay samenbundelt in de Organizational Readiness Check. Kijk ook of er voldoende resources aanwezig zijn binnen de organisatie om een projectteam neer te zetten voor de naderende HRIT-implementatie – zowel in capaciteit als kennis. Je kunt niet iedereen ‘bombarderen’ tot testmanager. Heb je de interne capaciteit of kennis niet, schakel dan externe expertise in. Uiteraard kan SuccessDay je ook hierbij helpen.

Data- en processen standaardiseren

Als je dat allemaal hebt gedaan, ben je er nog niet. Onder een goede voorbereiding valt namelijk ook het standaardiseren van je data en processen. “Wij noemen dit Fase 0. In deze voorbereidende fase – voorafgaand aan fase 1, de daadwerkelijke implementatie, stellen we de huidige situatie (as is) vast, en brengen we de gewenste situatie in de toekomst (to be) samen met de klant in kaart. Vervolgens bepalen we samen de route”, legt Tom Wijers, Senior Business Consultant bij SuccessDay uit.

Volgens hem denken organisaties een internationale standaard voor processen te hebben, maar in de praktijk blijkt dit toch tegen te vallen. “Vaak zijn er nog grote verschillen in hoe landenorganisaties, fabrieken of business units (de interne organisatie) lokaal iets aanvliegen. Ze vallen vaak toch terug op hun eigen, vertrouwde processen.”

Volgens Business Consultant Vera Berends begint het Fase 0-traject altijd met het boven water krijgen van de business values. “Vervolgens vertalen we wat de (HR)strategie en visie betekent voor de HRIT-implementatie. Dat kan alleen door eerst voor meer bewustwording binnen de organisatie te zorgen over wat er straks tijdens de HRIT-implementatie allemaal op ze afkomt. Bovendien brengen we de discussie op gang en doorbreken we de silo’s om zo tot een betere samenwerking te komen. Ook stellen we de Project Fundamentals (zoals Governance, Risk & Issue Log) op om een vlotte start van de implementatie te garanderen.”

De verschillende onderdelen van Fase 0

Om de processen en data te kunnen standaardiseren is het belangrijk om te een aantal stappen te doorlopen. SuccessDay heeft die samengebracht in hun Fase 0-methodologie en noemt zich met trots de uitvinder van Fase 0. Business Consultant Brian Thangathurai vertelt uit welke onderdelen Fase 0 bestaat. “In totaal neemt dit drie tot vier maanden in beslag. Dat lijkt lang, maar je zult zien dat je die tijd achteraf weer ruimschoots terugverdient, omdat de implementatie veel soepeler verloopt na een goede voorbereiding. We beginnen altijd met een kick-off, waarin we de verschillende fases van Fase 0 adresseren. Daarna doen we een As-is assessment, waarbij we de huidige situatie van de HR-data en de end-to-end processen samen met de klant in kaart brengen. Dit duurt doorgaans vier tot zes weken, net zo lang als de To be designfase, waarin we de gewenste situatie bepalen op basis van de vooraf afgestemde Design Principles.”

Ook hier brengt SuccessDay de toekomstige processen end-to-end in kaart. Een deel zit immers maar in het systeem. Door de hele keten in kaart te brengen weet iedereen straks hoe processen gaan lopen en wie welke verantwoording heeft. “Eigenlijk helpen we de klant met hun toekomstige Target Operating model. We zorgen er daarnaast voor dat de klant geen keuzes maakt die niet passen in het HCM-pakket dat ze hebben gekozen. Daarnaast leveren we een HR-datahandboek op”, aldus Brian. Hierin worden uniforme begrippen vastgelegd, zoals: Wat is 1 FTE bij de organisatie en hoe berekenen we die? Hoe ziet de jobcatalogus eruit, wanneer ben je uitzendkracht/freelancer en wat is de definitie van het basissalaris?

Tot slot ruimen we twee weken in voor Alignment, waarbij we alle betrokken afdelingen binnen de organisatie voorbereiden op wat komen gaat en afstemmen met de implementatiepartner. Door het voorwerk kunnen zij de eerste omgeving al configureren. De traditionele designsessies worden na een Fase 0 dan ook validatiesessies en de implementatie loopt veel soepeler. Kortom: Fase 0 zorgt ervoor dat de organisatie klaar is voor een snelle implementatie. Zo halen alle partijen straks het maximale uit de implementatie.

De voordelen van Fase 0

Naast tijdwinst zijn er nog een aantal belangrijke voordelen te bedenken van een Fase 0 voorafgaand aan een HCM-implementatie. Zo zorgt het ervoor dat organisaties in de projectmodus komen, beter gaan communiceren en samenwerken en dat het projectteam weet wat er gaat komen tijdens de implementatie. “We brengen de interne motor op gang door voor bewustwording te zorgen. SuccessDay is het platformonafhankelijke doorgeefluik tussen de klant en de implementatiepartner. We dagen beide partijen uit, stellen kritische vragen en helpen ze goed op weg”, vertelt Tom. Dit voorkomt later in het traject een hoop vertraging – en de daarmee gepaard gaande kosten – maar ook ergernissen en weerstand. Vera: “Een HRIT-implementatie moet niet alleen het feestje van HR zijn, maar van heel de organisatie.”