Even voorstellen…. Dit zijn de genomineerden voor de eerste HR Technology Awards: Just Eat Takeaway.com
Vorige week werden voor het eerst de HR Technology Awards uitgereikt. Voor de categorie Best HR Transformation using Technology kwamen drie genomineerden in aanmerking. In dit artikel vertelt Karya Imirzalioglu, Global Head of People Technology bij Just Eat Takeaway.com, de winnaar van deze award, je alles over de RPA-robot die wordt gebruikt voor efficiëntie en medewerkerstevredenheid op de HR-afdeling.
Kan je jezelf om te beginnen even kort aan ons voorstellen?
“Ik ben Karya Imirzalioglu, Global Head of People Technology bij Just Eat Takeaway.com. Ik ben Turks en woon sinds zes jaar in Nederland. Tijdens mijn eerste jaar in Nederland heb ik bij IBM gewerkt als consultant en de afgelopen vijf jaar heb ik verschillende rollen vervuld bij Just Eat Takaway.com op ons hoofdkantoor in Amsterdam. Ik heb in mijn jeugd ook in Nederland gewoond, vanwege het werk van mijn vader in de olie- en gasindustrie. Voordat ik voor IBM naar Amsterdam verhuisde, werkte ik in Londen, waar ik mijn consultancycarrière bij Deloitte begon. Door mijn carrière in consulting heb ik ervaring opgedaan in meerdere HR Tech transformaties en mijn passie voor technologie en innovatie ontwikkeld. Ik heb me eerst gespecialiseerd in Workday, maar in de loop van de tijd ben ik vertrouwd geraakt met een groot aantal HR-technologieën.
Kun je ons iets meer vertellen over Just Eat Takeaway.com en de HR-technologische uitdagingen waar het bedrijf voor staat?
“Just Eat Takeaway.com (JET), in Nederland vooral bekend als moederbedrijf van Thuisbezorgd.nl, is een toonaangevend wereldwijd bezorgplatform. Na 2015 is het bedrijf snel gegroeid, zowel door autonome groei als door overnames en fusies (zoals Lieferando.de en Just Eat). Just Eat Takeaway.com is actief in 20 landen en heeft wereldwijd ongeveer 16.000 medewerkers. Het People Technology-team is momenteel een team van 12 professionals, maar blijft groeien.
“Als online foodtechbedrijf streven we ernaar om de wendbaarheid van een startup te behouden en willen we de concurrentie altijd een stap voor blijven. Het is heerlijk om hier te werken. Het is zo’n snelle omgeving. Gedurende de eerste drie jaar dat ik hier werkte, groeiden we ongelooflijk snel. Tijdens de fusie met Just Eat werd ik de Functional Lead voor Workday. Ik was verantwoordelijk voor de integratie van alle verschillende modules die de bedrijven in hun eigen Workday-omgevingen implementeerden binnen nog maar één Workday-omgeving. Dat was een enorm project. Het heeft ons in totaal zo’n anderhalf jaar gekost. Ik geef nu leiding aan het hele People Technology-team en we zijn in een fase terechtgekomen waarin het niet meer alleen om Workday draait, maar om allerlei andere innovatieve HR-technologieën, -systemen en -tools.”
Waarom heb je deelgenomen aan de HR Technology Awards en welk innovatief project heb je ingediend?
“Ik hoorde over het evenement via Bart Reintjes, onze Senior Director People Services & Technology en we dachten meteen: gaaf, daar moeten we aan meedoen! Er zijn veel verschillende HR-technologieconferenties, maar er was geen onafhankelijke Award Show in Nederland. We besloten ons Jet Pay RPA-project, wat staat voor ‘Robotic Process Automation’, in te dienen. Dit was een nieuwe reis die we zijn begonnen met een projectteam met collega’s van ons People Technology en ons HR Operation-team. Ik was niet persoonlijk betrokken bij het project, maar ik was trots om het team te vertegenwoordigen. Helaas konden onze projectleiders Luciana Popescu en Ellie Horne en het betrokken getalenteerde team niet aanwezig zijn bij de Award Show.”
Kan jij ons meer vertellen over jullie RPA-project?
“Bij Just Eat Takeaway.com hebben we ons HR-technologielandschap de afgelopen jaren fors uit kunnen breiden. We werkten sinds 2017 met Workday in beide bedrijven en hebben de meeste van hun modules in gebruik, in een zeer robuust HR-technologielandschap. Hoewel ons HR-team veel HR-processen via Workday en integraties in/naar andere systemen heeft gedigitaliseerd en gedeeltelijk geautomatiseerd, zijn de kleinere, landspecifieke of nicheprocessen soms moeilijker af te handelen in een systeem als Workday. Sommige verbeteringen krijgen voorrang, wat betekent dat veel handmatig werk doorgaat. Daarom hebben we besloten om RPA te introduceren als onderdeel van onze HR Tech Toolkit en zijn we een proefproject gestart om de administratie van onze JET Pay-personeelsbeloning te automatiseren. We streefden naar een geautomatiseerd proces om de efficiëntie te verhogen, de kosten te verlagen, de nauwkeurigheid te verbeteren en een algehele betere werknemerservaring te creëren.”
“We kozen UIPath als onze RPA-software en kozen Incentro als onze implementatiepartner. Het proces dat we kozen om te automatiseren was de administratie van JET Pay voor werknemers. JET Pay is een vaste maandelijkse vergoeding die wij aan werknemers verstrekken. Medewerkers krijgen een vergoeding die ze kunnen gebruiken op ons kantoor, bijvoorbeeld in onze kantine, of voor het bestellen bij hun favoriete restaurant via onze website of app. We bieden ook JET Pay aan zakelijke klanten. JET Pay stelt bedrijven in staat om hun werknemers maaltijdvoordelen te bieden, waardoor ze kunnen bestellen bij een breed scala aan Just Eat-Takeaway.com restaurantpartners.”
“Het proces dat we hadden voor JET Pay was zeer handmatig, waardoor onze HR-collega’s gegevens over instroom, doorstroom en uitstroom van Workday moesten ophalen om handmatig relevante gegevens in te voeren in ons intern gebouwde JET Pay-platform. Nu is dit allemaal geautomatiseerd en via onze ‘digitale collega’ ‘Jetty’. Jetty is onze HR-bot die dit proces nu namens ons HR Operations-team doet, waardoor ze tijd besparen op het uitvoeren van saaie, repetitieve taken.”
Wat heeft het project je tot nu toe gebracht?
“Het belangrijkste doel van dit project was om het JET Pay-proces volledig te automatiseren om de tijd die de HR-afdeling besteedt aan handmatige taken te verminderen. En dat is gelukt, de bestede tijd is met maar liefst 80% verminderd, maar terugkijkend heeft dit project ons meer gebracht dan alleen dat. Het heeft ons in staat gesteld om onze aanpak te evalueren en opnieuw te ontwerpen in een wereldwijd en gestandaardiseerd proces. Dit heeft niet alleen het proces vereenvoudigd, maar ook gezorgd voor meer nauwkeurigheid en compliance bij het verwerken van gevoelige gegevens.”
“Daarnaast hebben we de succesvolle adoptie van RPA binnen ons HR Operations-team kunnen stimuleren. We deden dit door ervoor te zorgen dat ze bij elke stap van het project werden betrokken. We hielden een wedstrijd om een naam te verzinnen voor onze nieuwe digitale collega. Zo kwamen we op de naam ‘Jetty’ (‘JET’ is een veelgebruikt acroniem binnen ons bedrijf om ‘Just Eat Takeaway.com’ af te korten). Door Jetty een gezicht te geven, werd communicatie over RPA en de bot makkelijker en leuker. We hebben er ook voor gezorgd dat we veel tijd hebben geïnvesteerd in het trainen van het HR Operations-team over het nieuwe proces en over wat RPA in het algemeen is. Als gevolg hiervan is ons HR Operations-team zeer tevreden met de resultaten, waarbij 100% van hen Jetty een 4 of 5 uit 5-score geeft voor tevredenheid. Door Jetty hebben ze meer tijd voor andere taken. Het gebruik van RPA heeft ons ook in staat gesteld om het proces te verbeteren en te standaardiseren en in de toekomst willen ze ook met Jetty blijven werken, ook voor meer processen. RPA kan een relatief snelle en kosteneffectieve oplossing zijn voor het automatiseren van processen die meerdere systemen omvatten.”
Wat zijn jullie toekomstplannen op het gebied van RPA?
“We hebben deze pilot nu voor 9 landen gedaan. We willen dat niet alleen uitbreiden naar meer landen, maar ook kijken naar het automatiseren van andere delen van het proces die we nog niet hebben aangepakt. Daarnaast doen we veel onderzoek naar bij welke andere HR-processen we RPA kunnen gebruiken, we kijken met name naar bepaalde payrollprocessen. Wat ik vooral interessant vind aan onze reis naar het gebruik van RPA-software, is dat we voorop liepen bij het adopteren van deze technologie in vergelijking met andere afdelingen binnen JET. Na onze succesvolle inzet van het geautomatiseerde JET Pay proces zien we nu dat ook andere afdelingen binnen Just Eat Takeaway.com staan te popelen om met RPA aan de slag te gaan.”
Waarom denk je dat jullie genomineerd waren?
“Ik denk dat we genomineerd waren omdat het gebruik van RPA nog relatief ongebruikelijk is in veel HR-organisaties, en dit project is een goed voorbeeld van hoe een relatief kleine use-case zo’n grote impact kan hebben. Ik vond het ook leuk dat we onze ervaringen konden delen met andere organisaties en hopelijk ook meer te weten konden komen over hun ervaringen met betrekking tot andere HR-technologieën. We zijn een innovatief techbedrijf en dat willen we vertalen naar hoe we HR-technologie toepassen. We willen ons team het komende jaar uitbreiden. Hopelijk zal het winnen van de prijs ons ook helpen om geweldige HR-technologiekandidaten aan te trekken.”
Karya Imirzalioglu
Global Head of People Technology bij Just Eat Takeaway.com
Over de HR Technology Awards
–
Omdat er in Nederland nog geen onafhankelijke awards werden uitgereikt voor HR-technologie besloot Bas Eggelaar, oprichter van SuccessDay dat het de hoogste tijd was hiervoor. Al snel sloten zich verschillende partners aan bij het evenement.
De jury van de HR Technology Awards bestond uit voorzitter Anne Jaakke (HR Changemaker) Louis Luijten (Diverse Board-posities & Alumni CIO ASML) Rolf Jorna (Alumni Head of Group HR Action), Derk Jan Koole (Business Leader Career bij Mercer), Helen Richardson (CHRO van Renewi), Erwin Hoogeveen (CHRO Fugro) en Pascale Peters (Hoogleraar Strategisch Human Resource Management aan Nyenrode Business Universiteit).
De Awardshow vond plaats op 19 september in De Kazerne in Brainport, het hart van Europese innovatie. HET netwerkevenement op het gebied van HR Technologie werd bezocht door zo’n 100 CHRO’s, CIO’s en HR- en IT-Directeuren. Naast de eerder genoemde categorieën werden er ook awards uitgereikt in de categorieën Beste HR Technologie Product Innovatie van het Jaar en Beste NextGen HR Technologie.
