Maak een feestje van je HR-beleving

Maak een feestje van je HR-beleving

Voor een succesvolle HRIT-transformatie is het van essentieel belang dat je medewerkers enthousiast zijn. Zij zijn namelijk de gebruikers van het systeem, je data en je processen. Een goede employee journey ondersteunen met een HRIT-systeem is in de huidige arbeidsmarkt nóg belangrijker geworden. In deze blog legt Vera Berends, Business Consultant bij SuccessDay, uit hoe je een feestje maakt van je HR-beleving. 

SuccessDay gelooft dat wanneer je als organisatie je processen inricht en optimaliseert en een nieuw HRIT-systeem implementeert, je dit altijd moet doen vanuit het perspectief van de eindgebruikers. In dit geval zijn jouw medewerkers de klant. Hierbij is een goede employee journey een must. Iedereen heeft het erover, maar wat houdt dit eigenlijk in? En waarom is het belangrijk hiermee te starten voordat je een nieuw HCM-pakket gaat uitrollen? 

Employee journey stamt af van de marketing waar men enkele jaren geleden is begonnen met customer journeys. De employee journey is de ‘reis’ die medewerkers maken binnen een organisatie. “In onze ogen begint dit al met de candidate journey, dus alle contactmomenten die kandidaten hebben voor en tijdens de sollicitatie tot en met de onboarding, en loopt dit door tot en met het moment dat iemand uit dienst treedt. Van hire to retire, dus”, verduidelijkt Vera.

Tijdens de employee journey zijn er verschillende contactmomenten en mijlpalen en kun je op verschillende momenten om feedback vragen over het werken bij een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het inwerktraject, de samenwerking binnen een team, het verkrijgen van een promotie of functiewijziging, maar ook over belangrijke organisatiethema’s. “Niet alleen in je privéleven heb je mijlpalen die je viert, maar ook binnen je werk zouden organisaties dat meer moeten doen”, stelt Vera. Zelfs het verkrijgen van een nieuwe laptop of het wijzigen van je adres zijn belangrijke contactmomenten met de medewerker.

De Employee Experience

Persoonlijke touch

Door te starten met het in kaart brengen van de toekomstige employee journeys en momenten die er toe doen (Moments that Matter) zorg je voor een fantastische medewerkersbeleving. Ook sluiten processen op elkaar aan en weet je wat je ‘buiten’ het systeem doet. Als wij klaar zijn heb je dan ook je toekomstig Target Operating Model in kaart gebracht. Door alle processen – en waar het kan het HRIT-systeem -een persoonlijke touch te geven, voelen medewerkers zich mens in plaats van nummer. Hierdoor zullen ze minder snel geneigd zijn de organisatie te verlaten. Vera: “En dat is prettig, zeker in de huidige arbeidsmarkt. Binden en boeien is belangrijker dan ooit.” 

Toch zijn lang niet alle organisaties zich doordrongen van het belang van de employee journey bij een HRIT-implementatie. “Vaak ervaren ze het pas als ze eenmaal bezig zijn met de implementatie, weet ik ook vanuit mijn eigen ervaring. Je krijgt allerlei vragen van de implementatiepartner en denkt: ‘Oeps, daar had ik nog niet over nagedacht. Maar dan zit je al in een pressure cooker, omdat het systeem geïmplementeerd moet worden binnen enkele maanden. Als je dan nog geen centraal uitgangspunt hebt, ben je echt te laat.”

Ook worden er vaak vanuit het systeem best practices gepusht, maar sluit dat helemaal niet aan bij hoe je als organisatie wilt zijn. Twee voorbeelden vanuit de praktijk:

• Een klant heeft vertrouwen en agile zijn hoog in het vaandel staan. Toch moest elke vakantiedag door vier man goedgekeurd worden.
• Een andere klant groeide sterk in een krappe markt. Het systeem was zo ingericht dat als je solliciteerde je een automatische mail kreeg: ‘Dank voor je sollicitatie. Als we interesse hebben, bellen we je’. Dat scheelt recruitment zeeën van tijd, maar het is niet echt de experience die je een kandidaat wilt meegeven.

End-to-end

SuccessDay ondersteunt (middel)grote internationale organisaties bij het bedenken en implementeren van employee journeys en moments that matter en werkt dat uit naar de toekomstige end-to-end-processen. Hierbij ligt de focus op de end-to-end employee journey. “Wij kijken zowel naar de technische kant, het HRIT-systeem, als naar de functionele kant”, licht Vera toe. Dit gebeurt in de zogeheten Phase 0, waarbij de route van de huidige situatie (‘as is’) naar de gewenste situatie (‘to be’) wordt vastgesteld. De processtandaarden worden opgesteld volgens de gewenste employee journey. Waar mogelijk wordt er zoveel mogelijk gestandaardiseerd, zodat de organisatie echt één gezicht krijgt en de waarden van het bedrijf worden doorvertaald in het systeem.

Bij het optimaliseren van je employee journey-processen doorloop je de volgende stappen: 

1. Verbind je merk met de bedrijfswaarden.
   Waar staat het bedrijf voor? Je missie, visie en waarden zijn het uitgangspunt van je HR-beleving.
2. Breng de medewerkersreis in kaart
   Hierbij zijn er verschillende fases, zoals Join (recruitment), Develop (opleiding & ontwikkeling van je personeel), HR-selfservice (bijvoorbeeld zelf verlof aanvragen, ziekmelden, et cetera) en Leave (ontslag/pensionering/et cetera)
3. Design Principles
   Ook de ontwerpprincipes moeten voorafgaand aan de implementatie helder zijn. Dit helpt bij het op één lijn krijgen van alle stakeholders. Leg vast waar je naartoe wilt, zorgt dat er consistentie in je processen komt en maak het makkelijker om beslissingen te nemen tijdens de implementatie. Voorbeelden van Design Principles zijn eenvoud, verantwoordelijkheid en standaardisatie. Spreek af wanneer je voor global kiest en wanneer juist voor local, bepaal hoeveel beslislagen er zijn bij goedkeuringen en stem af bij welk onderdeel HR of management verantwoordelijk is. Vera: “Hierbij is het belangrijk dat alle stakeholders, inclusief de stuurgroep, akkoord zijn. Iedereen committeert zich aan ‘dit is hoe we het gaan doen’, zodat je gelijke uitgangspunten hebt voor de implementatie. Dat bespaart je eindeloze discussies verderop in het traject.”
   
4. Breng de hoofdelementen in kaart
   Van de vier eerder genoemde fases van je employee journey (Join, Develop, HR-selfservice en Leave) werk je vervolgens de elementen, processen, stappen, taken en verantwoordelijkheden verder uit.
   
5. Bepaal de momenten die ertoe doen
   Bereik consensus over de Moments that Matter: wat zijn de momenten die ertoe doen binnen een employee journey? Zoek ook hier aansluiting bij de organisatiewaarden. Bij Join kan dat bijvoorbeeld het sollicitatiegesprek zijn, maar ook het allereerste contactmoment. Doorgaans vallen ook de job offer, promotie of een opleiding onder Moments that Matter. Vera: “Maak keuzes, want anders maak je van alles een milestone en krijg je overkill.”
6. Making IT happen

Pas in de allerlaatste stap komen we uit bij het HRIT-systeem. We kijken dan wie wat vanuit zijn of haar rol nodig heeft voor de Moments that Matter en hoe we dit vanuit het systeem kunnen faciliteren. “Sommige dingen kun je overigens beter face-to-face doen, zeker als je het zo persoonlijk mogelijk wilt houden. Het systeem is nooit een doel op zich en is altijd ondersteunend.” Ook hier worden de bedrijfswaarden zoveel mogelijk ingebed.”

Als je alle stappen hebt doorlopen kun je je medewerkers op alle belangrijke momenten ondersteunen en verrassen. En dat is uiteindelijk waar HR om draait. HR ontwikkelt zich daarbij tot een strategische partner die de employee experience centraal stelt. Dit leidt tot ingrijpende veranderingen in de rollen en procedures binnen de organisatie. SuccessDay helpt organisaties bij die transitie en betrekt gebruikers voortdurend bij de optimalisatie van HR-processen. Want het succes van een HRIT-implementatie wordt bepaald door managers en medewerkers die de nieuwe software en processen omarmen.

Je doet dit bij voorkeur voordat je start met je configuratie. Het voordeel is dat je tijdens de configuratiefase niet meer praat over de lokale verschillen. Door te starten met employee journeys vind je elkaar over welke ‘klantbeleving’ je wilt bieden. Een logisch gevolg zijn de toekomstige processen. SuccessDay zet Phase 0 overigens ook vaak in bij klanten die al een tijdje live zijn maar niet tevreden zijn over de HRIT-implementatie.

Illustratie: Studio van Laar

Meer weten over je Employee Journey in een HRIT-systeem?

Vera Berends

Business Consultant