De meeste organisaties verkijken zich op de omvang van een HRIT-project. Om het maximale uit een nieuw HR-systeem te halen, moeten organisaties de software niet alleen integreren met andere essentiële systemen. Ook de processen moeten worden gestroomlijnd en onderschat de impact van mensen meekrijgen in een verandertraject niet. Daarnaast moet je denken aan zaken als governance, security en privacy rondom je data. Een externe projectmanager is dan vaak een gouden greep. In deze blog vertellen Dan Gore en Philippe Piso je waarom.
Een HRIT-implementatie draait vrijwel nooit alleen om de implementatie van het systeem zelf. Vaak is er veel vooraf gegaan aan de beslissing om een nieuw HCM-pakket aan te schaffen en uit te rollen. Je organisatie groeit hard, je bent aan het innoveren, of je bereid je organisatie voor op een digitale transformatie. Hét moment om je HR-processen te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen. Dus de uitrol van een kant-en-klaar systeem is vaak wishful thinking.
HRIT-project
“Een HRIT-project kost eigenlijk altijd meer tijd dan organisaties op voorhand denken”, weet Dan Gore, senior projectmanager bij SuccessDay. Hij ondersteunde in zijn carrière al menig organisatie – variërend van enkele honderden tot bijna 200.000 medewerkers, gevestigd in alle werelddelen behalve Antarctica – en kan het dus weten. Net als zijn collega Philippe Piso, eveneens senior projectmanager, die vorig jaar overstapte van JDE Peet’s (het moederbedrijf van Douwe Egberts) naar SuccessDay. Hij werkte veertien jaar lang in verschillende projectmanagementrollen bij de koffie- en theeverkoper. Zo was hij verantwoordelijk voor de wereldwijde uitrol van verschillende modules van SuccessFactors van SAP. Hij besloot dat het tijd was om zijn kennis en ervaring op het gebied van projectmanagement in te zetten bij HRIT-implementaties bij verschillende klanten van SuccessDay.
‘Best of both worlds’
SuccessDay ontzorgt organisatie met onafhankelijk advies en praktische ondersteuning voor, tijdens en na de overgang naar een nieuw HRIT- of HCM-systeem – of dat nou Workday, Oracle, SuccessFactors of Talentsoft is. “Wij merken dat HR-professionals vaak nog te weinig kennis hebben van ICT en dat IT’ers onvoldoende affiniteit met en expertise hebben over HR. Onze projectmanagers brengen verstand van beide zaken en zorgen voor een efficiencyslag en professionalisering binnen organisaties”, vertelt Philippe.
De klanten van SuccessDay ervaren dat het loont om een externe HR-projectmanager in huis te halen om de HR-ambities sneller en beter te realiseren. “Wij zorgen dat het project goed geleid wordt en dat het binnen het gestelde budget en binnen de afgesproken tijd wordt opgeleverd. Dat komt door de ervaring die wij inmiddels met dergelijke projecten hebben opgebouwd en de kracht om organisaties razendsnel te leren kennen en begrijpen. Wij zijn een betrouwbare partner die altijd met de klant meedenkt en samen zorgen we dat jouw HR professioneler, effectiever en efficiënter wordt”, vult Dan aan.
Frisse blik
Externe ondersteuning op het gebied van projectmanagement is vaak effectiever dan een interne HR-projectmanager aanstellen. In de eerste plaats omdat een geschikte kandidaat vaak ontbreekt – zeker in de huidige arbeidsmarkt. Vrijwel niemand kan volledig voor het project worden vrijgemaakt en je doet zoiets er niet ‘even bij’. Philippe weet nog een ander belangrijk voordeel van externe expertise inhuren: “Wij hebben een frisse blik. We zijn niet vergroeid met de historie, de cultuur of de politiek van organisaties. Wij kunnen daarom kritisch en onafhankelijk kijken naar het nut en de noodzaak van bepaalde acties. Bij ons kan het uitgangspunt nooit zijn: ‘We hebben het altijd al zo gedaan, dus waarom moet het nu ineens anders?’.”
Philippe en Dan challengen zowel het projectteam van de organisatie waar ze door worden ingehuurd, als de IT-leverancier. En dat is nodig, want HRIT-projecten zijn vaak overweldigend. Door tijdelijk een of meerdere externe experts in te huren kunnen organisaties een piekbelasting beter opvangen. Dan: “SuccessDay kan snel op- en afschakelen. Zo hoef je mensen niet zelf aan te nemen die na de implementatie van het systeem misschien wel met hun duimen zitten te draaien en bespaar je uiteindelijk geld.”
Hoelang de projectmanagers ‘aan boord’ blijven, hangt af van de grootte van de organisatie, de complexiteit van het IT-landschap, de veranderbereidheid en tot slot de fase waarin het bedrijf zit. “Iedere organisatie is weer anders. Wij leveren maatwerk bij HRIT-projecten en passen ons maximaal aan de wensen en behoeften van organisaties aan. Maar altijd is er veel aandacht voor de integratie met andere systemen, het customizen van de HR-technologie en het afstemmen met alle stakeholders binnen een organisatie”, licht Dan toe.
Veel te winnen én te verliezen
De senior projectmanagers benadrukken dat het op je duimpje kennen van een organisatie niet per se van toegevoegde waarde is bij HRIT-projecten. Philippe: “Bij HRIT-implementaties heb je het niet over de huidige organisatie, zoals hij nu is, maar over de organisatie die het in de toekomst wil zijn. Bij verandermanagement is het juist een voordeel dat je de organisatie niet voor 100% kent. Voor ons is het als buitenstaander vaak juist makkelijker om veranderingen in gang te zetten dan voor interne professionals die mogelijk worden beïnvloed door historische erfenissen. Onze ervaring voorkomt ook dat klanten in specifieke valkuilen stappen. Wij herkennen de belangrijkste uitdagingen en adviseren wanneer klanten bepaalde acties moeten ondernemen, om stress later in het project te voorkomen.”
Er staat vaak veel op het spel bij HRIT-implementaties: er is veel te winnen, maar ook veel te verliezen. Dus zorg voor de beste opstelling in het veld. De ervaren projectmanagers van SuccessDay zorgen dat de oogkleppen afgaan, dat mensen kritisch naar zichzelf en de organisatie durven kijken en dat ze de horizon verbreed wordt.
Meer weten over Project Management?
Neem gerust contact met ons op, we vinden het leuk om er meer over te vertellen!
Dan Gore
Senior Project Manager
Philippe Piso
Senior Project Manager
