Rollen die je nodig hebt voor een succesvolle HRIT-implementatie

SuccessDay > Blog > HRIS > Dit zijn de rollen die je minimaal nodig hebt voor een succesvolle HRIT-implementatie

Dit zijn de rollen die je minimaal nodig hebt voor een succesvolle HRIT-implementatie

Een digitale HR-transformatie en HRIT-implementatie vragen om specifieke rollen en vaardigheden, die niet elke organisatie in huis heeft. Bovendien wordt de tijd die nodig is voor de juiste invulling van die rollen vaak sterk onderschat. In deze blog vertellen we je welke rollen je minimaal moet invullen aan de klant-kant en welke uitkomst de inhuur van externe expertise kan bieden.

De implementatie van een nieuw HCM-systeem kost tijd – vaak veel meer tijd dan je van tevoren denkt. Er komt namelijk zo veel meer bij kijken dan de implementatie van het systeem zelf. Het is vaak ook hét moment om je HR-processen te stroomlijnen, je data op te schonen en te standaardiseren en het zojuist aangeschafte HRIT-systeem te integreren met je andere core systemen. Het is dus zelden een uitrol van een kant-en-klaar systeem. Daarnaast moet je alle betrokkenen meenemen in de digitale transformatie, zal er ook uitgebreid moeten worden getest voordat je live kunt en onderschat ook het trainen van mensen niet. Kortom: verkijk je niet op de omvang van een HRIT-implementatie, om teleurstellingen achteraf te voorkomen.

Naast een goede voorbereiding – met bijvoorbeeld een Fase 0 – is het ook belangrijk om een goed team samen te stellen dat de implementatie in samenspraak met de implementatiepartner in goede banen leidt. Directeur Bas Eggelaar en Roel van Wanrooij, Senior Consultant bij SuccessDay, vertellen welke rollen essentieel zijn en waarom het zo belangrijk is dat alle rollen intensief samenwerken.

De Project Manager

Deze rol kan zowel intern als extern ingevuld worden. Bedenk wel dat dit voor de duur van het project een fulltime-functie is en je dit niet iemand ‘even erbij’ kan laten doen. De projectmanager is verantwoordelijk voor het bewaken van de planning, het budget en de scope. Iemand die zowel veel weet van HR als IT, iemand die de brug kan slaan tussen mensen, processen en systemen. Roel: “En idealiter iemand met projectmanagementervaring, iemand die gewend is om met C-level te praten, die uitblinkt in de aansturing van een team en die bereid is compromissen te sluiten. Een systeem bouwen op basis van het verleden, zonder de sterke punten van je nieuwe systeem mee te nemen, is hierbij ook een doodzonde.
In deze blog lees je waarom een externe projectmanager vaak een gouden greep is.

Project Management Officer (PMO)

Een groot misverstand is dat een PMO een soort veredelde secretaresse is van de projectmanager. Maar een goede PMO doet zoveel meer dan afspraken inplannen en notuleren. Bas: “Een goede PMO kan echt het verschil maken. Zo iemand ontzorgt de projectorganisatie en bereid zaken voor zoals stuurgroep-slides checkt kwaliteit van opgeleverde documenten en houdt de planning en de deliverables in de gaten. Hierdoor heeft de projectmanager de handen vrij om zich te richten op de externe omgeving en het bijbehorende stakeholder- en verwachtingsmanagement.” Een goede PMO moet stressbestendig, flexibel, aanhoudend, toegewijd, pragmatisch en realistisch zijn. Eigenlijk dus gewoon het schaap met de vijf poten.

De change- of user adoption manager

Bas: “HR-technologie kan pas succesvol zijn als er ook voldoende oog is voor de zachte kant. Dit gaat verder dan aandacht voor communicatie of training. Het systeem moet breed omarmd worden en ook zo goed mogelijk worden gebruikt. Daar is verandermanagement of beleid rondom user adoption voor nodig. Mensen moeten doorhebben waarom verandering noodzakelijk is en wat het hen oplevert en weerstand moet zo veel mogelijk worden weggenomen. Ook hebben de verschillende doelgroepen in de organisatie vaak een andere aanpak nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een medewerker in de fabriek versus een medewerker op kantoor. In deze klantcase lees je hoe Vanderlande dit bereikt heeft.

Data Leads

Het liefst breng je al in de voorbereidende fase de processen en data in kaart, zodat je standaarden kunt vastleggen en de route kunt uitstippelen naar meer HR Maturity. Dit gebeurt bij SuccessDay aan de hand van best practices. Roel: “Data Lead is een van de meest onderschatte rollen bij HCM-projecten. Zo’n HRIS-implementatie is vaak een uitgelezen kans om je data op te schonen en te standaardiseren. Vergeet niet dat het managen en opschonen (cleansen) van data tijdrovend is. Besluit dus niet op het allerlaatste moment dat je dit er ook nog wel even bij wilt pakken. Begin tijdig en begin dan ook echt met een schone lei, zodat je goed kunt vergelijken en analyses kunt maken, zodat je echt kunt sturen op feiten in plaats van onderbuikgevoel. Kwalitatieve data vereisen nauwkeurigheid, precisie en consistent gedrag. Naast deze eigenschappen moet je ook ervaring hebben met Excel om dit tot een goed einde te brengen.”

Test Leads

Een belangrijke fase tijdens elke HRIT-implementatie is testen. Testen wordt misschien nog wel meer onderschat dan het data-aspect, vertelt Bas. “Ik heb zelf vroeger ook die fout gemaakt dat ik dacht: mijn IT’er heeft test-ervaring, dus ik hoef geen testexpertise in huis te halen. Maar het testen van een on premise ERP-systeem is iets heel anders dan het testen van een SaaS HCM-systeem, dat vaak ook nog eens geïntegreerd is met andere core systemen.” De noodzaak voor het inschakelen van een ervaren Test Lead en testers voor specifieke onderdelen mogen organisaties nooit onderschatten. Zo kan je controleren of alle interfaces werken zoals ze zijn ontworpen en of alle informatie correct in jouw andere systemen terechtkomt. Bovendien minimaliseert grondig testen productieproblemen en algemene projectrisico’s; het verbetert de gegevenskwaliteit en verhoogt de betrokkenheid van de gebruikers. Tot slot krijg je door goed te testen ook een goed inzicht in de mogelijkheden en kwetsbaarheden van het gekozen systeem. In deze blog leggen we uit wat het belang is van end-to-end testen tijdens HRIT-implementaties.

Functional Leads

Het is aan te raden om in ieder geval voor de belangrijkste modules van je HCM-systeem een functioneel lead aan te stellen. Dit geldt in ieder geval voor de module HCM Core, maar bijvoorbeeld ook voor Recruitment en Talent & Performance. Soms kunnen wat kleinere modules, zoals bijvoorbeeld Learning, worden ondergebracht bij bestaande Leads. Een Functional Lead is een spin in het web en zorgt met de collega’s binnen een functioneel cluster dat de gestelde functionele doelen worden behaald en beslissingen worden genomen. Hij of zij werkt ook clusteroverstijgend en is het eerste aanspreekpunt voor zowel de business als de implementatiepartner als het om een bepaalde module gaat.

Integration Leads

Naast de Functional Lead heb je vaak ook een Integration Lead. In deze functie ben je belast met de dagelijkse managementverantwoordelijkheden voor het coördineren, plannen, oplossen van problemen en implementeren van alle vereisten om integratie- en bedrijfsresultaten te behalen. Integration Leads ontwikkelen en implementeren niet alleen zelf oplossingen, maar evalueren ook bestaande componenten en systemen om integratie-eisen te bepalen. Zij geven leiding aan het integratieteam, begeleiden, coachen en leiden het team op op het gebied van best practices in integratieontwerp. Verder analyseren en beoordelen ze plannen en strategieën voor meerdere projecten en zorgen ze ervoor dat de uiteindelijke oplossingen voldoen aan de behoeften van de organisatie. Roel: “De Integration Lead is vaak de grootste silo binnen een project. Je moet ervoor waken dat zo iemand niet alleen bezig is met z’n eigen ding en zich uitdrukt in IT-jargon. Daarom zorgen wij ervoor dat onze Integration Leads niet alleen uitblinken in IT, maar zeker ook in communicatie en samenwerking.”

Als je bovenstaande rollen goed invult vergroot je de kans op een succesvolle HCM-implementatie aanzienlijk. Daarbij is het wel belangrijk dat je de rollen niet los inhuurt, maar werkt met een partij die de afhankelijkheid van deze rollen ten opzichte van elkaar goed begrijpt en de teamleden goed laat samenwerken. Zo reduceer je de kans op vertraging, budgetoverschrijding en teleurstelling en zorg je ervoor dat het systeem zo goed mogelijk wordt gebruikt. Wil je weten hoe SuccessDay jou kan ondersteunen met diverse rollen tijdens de HCM-implementatie en zorgt dat teamleden niet alleen focussen op hun eigen verantwoordelijkheid? Neem contact met ons op.