Dit zijn de grootste valkuilen bij HRIT systeemintegraties.

Dit zijn de grootste valkuilen bij systeemintegraties bij een HRIT-implementatie

Het plannen van systeemintegraties is van groot belang voordat u een HRIT-systeem implementeert. Hierbij zijn er verschillende valkuilen waar bedrijven zich van bewust moeten zijn. In deze blog zetten Business Consultants Drago Savic en Robert Clements, beiden werkzaam bij SuccessDay, de belangrijkste valkuilen voor je op een rij.

Veel organisaties lopen vertraging op met de implementatie van een wereldwijd HRIT-systeem, omdat ze het integratiegedeelte niet goed voorbereiden. Een nieuwe HRIT-systeem moet goed kunnen communiceren met belangrijke andere systemen die worden gebruikt binnen een organisatie om het maximale eruit te halen. Denk bijvoorbeeld aan systemen voor Identity and Access Management (IAM) of payrolling. Het heeft namelijk heeft weinig zin om je Human Capital Management (HCM) te verbeteren als werknemers niet op tijd worden betaald of de toegang tot andere IT-systemen niet beschikbaar is. Bovendien veroorzaakt onvoldoende aandacht voor systeemintegratie vaak aanzienlijke vertragingen, ergernissen en budgetoverschrijdingen tijdens de eigenlijke HRIT-implementatieprojecten.

Volgens Drago en Robert zijn dit de belangrijkste redenen voor systeemintegraties bij HRIT-implementaties:

Meer efficiëntie
Systeemintegraties verbeteren de efficiëntie van HR-processen, hetzij door de overdracht van relevante gegevens tussen systemen volledig te automatiseren, hetzij door ze aan te bieden op een manier die gemakkelijker te gebruiken is in handmatige processen.
Data-integriteit
Systeemintegratie verbetert de gegevensintegriteit door menselijke fouten weg te nemen met volledige automatisering of door beknopte datasets aan te bieden voor handmatige verwerking. Hierdoor worden gegevens niet gedupliceerd en ontstaan er geen conflicten tussen verschillende systemen.
Kostenbesparing
Systeemintegratie kan leiden tot kostenbesparingen die het gevolg zijn van efficiëntiewinst door automatisering en verwerking.
Verhoogde veiligheid
Tot slot kunnen bedrijven beter worden beschermd tegen veiligheidsrisico’s als ze systeemintegraties implementeren. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de bescherming van gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens van werknemers, omdat er geen HR-professionals meer aan te pas komen doordat processen geautomatiseerd zijn.

Onvoldoende oog voor belang van integraties

“De voordelen van systeemintegraties zijn dus evident. Toch hebben organisaties hier vaak onvoldoende oog voor, voorafgaand aan de implementatie van een nieuw HCM-systeem. Of ze komen pas in actie als zij tegen problemen aanlopen tijdens de implementatie van hun HRIT-systeem en dan verlies je kostbare tijd”, vertelt Robert, die verschillende IT-rollen vervulde bij internationaal opererende bedrijven. Volgens hem is het zaak om al in de voorbereidende fase van een HRIT-implementatie – SuccessDay noemt dit Phase 0 – serieus aan de slag te gaan met systeemintegraties.

Robert en Drago hebben al diverse klanten ondersteund op het gebied van systeemintegraties bij HRIT-implementaties. Op basis van hun ervaringen destilleerden zij een aantal veelvoorkomende valkuilen:

Gebrek aan communicatie
Niet zelden treden er communicatieproblemen op tussen de betrokken afdelingen en stakeholders. Niet alleen intern, zoals bijvoorbeeld tussen HR en IT, maar ook extern met HRIT-leveranciers en implementatiepartners. Zo vertellen de softwareleveranciers niet altijd wat hun product precies allemaal kan en wat daar allemaal voor nodig is. Vaak heeft dit grote gevolgen voor de manier waarop de integratie moet worden uitgevoerd. Of HR heeft allerlei ambitieuze plannen met het systeem, zonder met de IT-afdeling te sparren over de impact voor het IT-landschap. Een goede communicatie is dus noodzakelijk om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de plannen, de gevolgen, de voortgang en potentiële problemen.
Verkeerde aannames
Mede door de gebrekkige communicatie is er vaak sprake van verkeerde aannames. Dit kan de voortgang van het project belemmeren. In het geval van systeemintegraties worden bestaande en nieuwe systemen vaak onvoldoende geanalyseerd. Drago: “Veel bedrijven onderschatten de complexiteit van systeemintegratie en beginnen met de implementatie zonder een grondige analyse van de bestaande systemen. Dit kan leiden tot problemen. Die voorkom je door vooraf de systemen en de wensen en behoeften met alle betrokkenen goed in kaart te brengen: weke data moet er van het ene naar het andere systeem, welke systemen wil je hiertoe aan elkaar koppelen en hoe gaat de integratie plaats vinden?”
Gebrek aan diepgaande kennis
Soms hebben bedrijven onvoldoende expertise in huis om systeemintegratie succesvol uit te voeren. Dit kan leiden tot problemen bij de implementatie en in het gebruik van het systeem. Robert: “Samen met de klant brengen wij in kaart welke systemen er zijn, welke er moeten blijven en welke met elkaar moeten kunnen communiceren. Voor de koppeling met andere systemen is het belangrijk om de data-flow inzichtelijk te maken en te ontdekken waar de data gehost worden.” Het gaat bij HRIT-integraties vaak niet alleen om veel verschillende systemen, maar ook om verschillende landen met ieder hun eigen wet- en regelgeving. Bovendien kan het beleid voor bijvoorbeeld middleware, security en privacy tussen afdelingen, vestigingen en landen verschillen. Drago: “Om al deze redenen is de ontdekking van het IT-landschap een essentieel onderdeel tijdens Phase 0 van een HRIT-implementatie.”
Onvoldoende middelen en budget
Een out-of-the-box oplossing voor systeemintegraties bij een HCM-implementatie bestaat niet. Welke resources er precies nodig zijn voor systeemintegraties is afhankelijk van de complexiteit van het IT-landschap en de integraties en het aantal modules dat je wilt implementeren van een HCM-systeem. Soms is er behoefte aan middleware voor de koppelingen. Bij een geautomatiseerde integratie zijn er twee opties: API’s of file ingestion, waarbij er een FAT-file (file allocation table) wordt gebruikt. Robert: “Er is voor beide opties al snel iemand nodig met programmeerkennis, en die mensen zijn vandaag de dag erg schaars. Dus begin vroegtijdig met in kaart brengen wat je wilt, wat daarvoor nodig is en start de zoektocht naar experts. Die zoektocht kan zowel intern als extern plaatsvinden. Je zult in ieder geval altijd iemand moeten aanwijzen als Integration Lead.”
Veel bedrijven onderschatten de kosten van systeemintegratie en hebben er onvoldoende budget voor gereserveerd. Dit kan leiden tot problemen tijdens de implementatie, zoals vertragingen of slechte kwaliteit van het systeem. Drago: “Reserveer altijd voldoende mankracht en financiële middelen. Zorg dat je de juiste mensen hebt die de integraties kunnen implementeren en wees je ook bewust van de lopende kosten voor onderhoud.”

Kans op aanzienlijke vertraging

Als je je als organisatie niet bewust bent van deze valkuilen rondom systeemintegratie, zal je implementatieproces aanzienlijke vertraging oplopen en duurder uitvallen. Trek dus tijd uit voor het doorgronden van je IT-landschap en doe dit voorafgaand aan de implementatie, en niet pas tijdens. Robert: “Anders zul je merken dat je opnieuw kunt beginnen, omdat het niet voldoet aan je eisen. Als je hier niet vroegtijdig over nadenkt, kost het je achteraf gezien altijd meer tijd en geld – en dat levert een hoop frustratie op.”

Bij integratieprojecten gaat het om meerdere systemen die met elkaar praten en verschillende partijen die in een vroeg stadium betrokken moeten worden. Human Resources is vaak de initiatiefnemer van de implementatie van een nieuw HRIT-systeem, maar je zult zeker ook de IT-afdeling aan boord moeten krijgen, als het gaat om systeemintegraties en dat geldt ook voor softwareleveranciers en implementatiepartners. “Doordat je ook nog te maken hebt met verschillende landen, systemen en wet- en regelgeving is een HRIT-integratie extra complex. Dit vergt vaak extra mensen, extra middelen en extra focus op de planning”, vertelt Drago.

Wat kan SuccessDay betekenen?

Om een antwoord te bieden op de eerder genoemde valkuilen heeft SuccessDay een proces ontwikkeld om mogelijke problemen zo goed mogelijk op te vangen. De verschillende belanghebbenden worden in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken in het proces. Robert: “Wij brengen hen samen, leggen open en eerlijk uit wat er op hen afkomt en welke keuzes er moeten worden gemaakt. Wij weten als expert ook welke extra vragen we moeten stellen om dieper te graven om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Tot slot stemmen we de processen op elkaar af en komen we met een ‘as is’ en ‘to be’-situatie voor de integraties.”

Als klant moet je bewust gemaakt worden van het eerlijke verhaal van integraties. De verwachting is dat vaak alles geïntegreerd kan en moet worden. Echter is het nog veel belangrijker om keuzes te maken. Zo is het vaak niet rendabel om alle payroll solutions te integreren. Als een klant actief is in meerdere landen moet je jezelf afvragen of het bouwen van een integratie voor de payroll van 10 medewerkers wel waarde toevoegt. En als dat niet het geval is, moet je weten hoe je je governance voor dat proces na de go-live inricht en hoe je toch compliant blijft. SuccessDay kijkt daarom holistischer naar integraties. Er is meer dan alleen de technische oplossing.

Tekst: Ester Schop | Illustratie: Studio van Laar