Bevorder je veiligheidscultuur en beheer incidenten optimaal met de Health & Safety module van Oracle
Veel organisaties staan voor grote uitdagingen met betrekking tot de gezondheid en veiligheid van hun werknemers. Door de COVID-19 pandemie werd dit nog eens extra duidelijk. Gelukkig zijn er handige tools en systemen om incidenten rondom gezondheid en veiligheid – ook als het gaat om ongewenst gedrag op de werkvloer – eenvoudig en effectief te beheren. In deze blog vertelt Frenk Lalieu, consultant en Oracle-specialist bij SuccessDay, je meer over de Health & Safety-module van Oracle Workforce.
De mogelijkheid om een veilige werkplek te bieden en wet- en regelgeving te ondersteunen is nog nooit zo belangrijk geweest. COVID-19 heeft HR-teams gedwongen om organisatorisch te veranderen en tegelijkertijd de veiligheid en productiviteit van de werknemers te waarborgen. Dit varieert van het monitoren van de stemming onder werknemers tot het integreren van welzijn in het werk, of dit nu op kantoor of in een fabriek, op remote of blended wordt uitgevoerd. Met de Oracle Cloud HCM-module voor Health and Safety kunnen bedrijven effectief en eenvoudig gezondheids- en veiligheidsincidenten beheren. Je kunt hierbij denken aan virusuitbraken als Covid-19, maar ook werkplekincidenten – van val- en snij-incidenten, beklemming tot pesterijen en grensoverschrijdend gedrag. Dit helpt bij het bieden van een veiligere werkplek.
Veel organisaties vinden het echter een uitdaging om hun personeel gezondheids- en veiligheidsincidenten tijdig te laten melden. “Werknemers zijn vaak onzeker of ze hun organisatie op de hoogte moeten stellen van bijna-ongevallen of onveilige omstandigheden”, vertelt Frenk. Hij is sinds juni 2022 werkzaam voor SuccessDay en is gespecialiseerd in Oracle HCM. “Ik deed ervaring op met Oracle bij mijn vorige werkgever en ben onder de indruk van de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid van het HRIT-systeem. Toen ik van SuccessDay de kans kreeg om mij hierin verder te bekwamen, heb ik die met beide handen gegrepen.”
Meld incidenten tijdig
Wanneer werknemers niet zeker weten wanneer en hoe ze gezondheids- en veiligheidsincidenten, zoals bijna-ongevallen of onveilige omstandigheden, moeten melden, lopen organisaties volgens Frenk het risico dat ze niet aan de regels voldoen en in dure, gevaarlijke situaties terechtkomen. De Health and Safety-module van Oracle Workforce helpt organisaties om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen en medewerkers te beschermen. Met de tool kunnen medewerkers op een gemakkelijke, persoonlijke en veilige manier huidige of potentiële gezondheids- en veiligheidsincidenten melden.
Frenk: “De intuïtieve selfservice-tool kan voor grotere betrokkenheid van werknemers zorgen. Daarnaast minimaliseert de tool obstakels voor werknemers om milieu- gezondheids- en veiligheidskwesties snel en tijdig te melden vanaf hun desktop of tablet”, licht Frenk toe. Medewerkers kunnen kritieke informatie over gebeurtenissen realtime vastleggen met minimale gegevensinvoer.
Zodra een incident is gemeld, kan HR of een gezondheids- en veiligheidsprofessional de informatie gemakkelijk bekijken en opvolgen. Daarnaast kan een onderzoek worden gestart met geleide vragenlijsten en kunnen er follow-upacties en meldingen worden geïnitieerd om de hele organisatie te betrekken. Tot slot kunnen trends worden geanalyseerd en kan hierop worden ingespeeld om een veilige werkomgeving te bevorderen.
Verbeter gezondheids- en veiligheidsresultaten
Incidenten kosten veel geld. De directe kosten, zoals werknemerscompensatie en medische en juridische diensten, zijn vaak duidelijk. Maar ook de indirecte kosten van een incident moeten niet worden onderschat. Frenk: “Denk hierbij aan omscholing, onderzoeken, corrigerende maatregelen, verloren productiviteit, schade aan apparatuur, reputatieschade en kosten in verband met een lager moreel van werknemers, ziekteverzuim en behoud van personeel.”
Daarom is het zaak om op preventie in te zetten. “Voorkomen is beter dan genezen”, licht Frenk toe. Om te zorgen dat medewerkers de tool gebruiken is gebruiksvriendelijkheid een vereiste. Obstakels voor rapportage moeten worden geminimaliseerd. De automatisch ingevulde velden op basis van de rol en locatie van een werknemer helpen werknemers om incidenten snel en eenvoudig vast te leggen. Medewerkers kunnen extra context over het incident toevoegen door foto’s te maken of notities te uploaden. Zo stel je jouw personeel in staat om problemen actief te rapporteren, beheren en beperken, waardoor de hele organisatie risico’s proactief kan beperken en vermijdbare kosten kan elimineren. “Bij de analyses en rapportages wordt er gebruikgemaakt van Artificial Intelligence en Machine Learning om gezondheids- en veiligheidstrends op de werkplek te identificeren en aanbevelingen te doen”, vertelt de SuccessDay-consultant.
Belangrijkste features
Dit zijn de belangrijkste features van Oracle Workforce Health and Safety:
- Vereenvoudigde rapportage van incidenten en gevaren
Leg kritische informatie real-time vast (inclusief documentatie en foto’s), voer beoordelingen uit, hou KPI’s bij en automatiseer vervolgacties voor alle medewerkers die zij op elk apparaat kunnen volgen. - Risicobeheer
Verzamel informatie over incidenten, bijna-ongevallen en onveilige situaties (gevaren). - Identificeer de hoofdoorzaken van incidenten
Op die manier kan je direct reageren en ongevallen en gevaren op de werkplek verminderen. - Compliance ondersteunen met eenvoudige rapportagetools
Beheer en configureer incidentgegevens snel en eenvoudig. - Integreer content voor training en compliance
Bundel alle relevante informatie en opleidingen op één centrale plek en zorg dat je personeel up-to-date blijft.
Belangrijkste voordelen voor HR
Eerder benoemden we al de belangrijkste voordelen voor werknemers van de gezondheids- en veiligheids-module van Oracle. Maar ook voor HR zijn de voordelen volgens Frenk evident. “Allereerst zorgt het systeem voor meer inzicht. Managers en HR-professionals hebben toegang tot gezondheids- en veiligheidsdoelstellingen via dashboards en KPI’s, en kunnen de rapportage over gezondheids- en veiligheidsgebeurtenissen tijdig verbeteren”, licht hij toe.
Het tweede voordeel voor HR is betere naleving van de wet- en regelgeving. “HR kan de inhoud van gezondheids- en veiligheidstrainingen integreren in de cultuur van de organisatie met behulp van waarschuwingen en samenwerkingstools om werknemers op de hoogte te stellen van potentiële gevaren.” Verder kan de tool tot lagere kosten leiden, omdat er bij minder incidenten ook minder schadevergoedingen worden uitgekeerd. Ook de indirecte kosten worden lager als je gezondheids- en veiligheidsrisico’s weet terug te brengen met behulp van het systeem. Tot slot bespaar je tijd als het gaat om het beheren van het incidentrapportageproces en beschik je over betere gegevens voor analyses en rapportages.
Ook klanten die (nog) geen HCM-pakket van Oracle hebben draaien, kunnen gebruikmaken van de software, aangezien de module ook kan worden geïntegreerd met HCM-pakketten van andere leveranciers.
SuccessDay kan organisaties ontzorgen voorafgaand, tijdens en na de implementatie van de Health & Safety-module van Oracle Workforce, zowel qua consultancy als met het invullen van interim-rollen.
Frenk Lalieu
Junior Business Consultant
